Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH), « les organismes », sont les organismes subventionnaires fédéraux chargés de gérer les fonds publics afin de rendre possible et d’appuyer un système de recherche canadien de calibre mondial. Conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et aux principes d’intégrité, de transparence et de responsabilisation sur lesquels elle repose, les organismes doivent s’assurer que celles et ceux qui reçoivent et administrent les fonds respectent les normes les plus élevées en matière de gestion des subventions.

Le Guide d’administration financière des trois organismes, « le présent guide », offre aux titulaires de subvention et aux établissements administrateurs une ressource exhaustive pour les aider à bien comprendre les principes et les directives qui régissent l’administration post-octroi des subventions financées par les IRSC, le CRSNG ou le CRSH.

Le présent guide s’applique aux subventions des IRSC, du CRSNG ou du CRSH, sauf indication contraire dans la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ou encore dans toute entente conclue avec l’organisme concerné, y compris les modalités de la subvention.

Les documents ci-dessous ont préséance sur le présent guide. Il faut les consulter au moment de déterminer si une dépense constitue une utilisation appropriée des fonds des subventions.

• Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche
• Documentation relative au programme ou à la possibilité de financement
• Toute entente conclue par l’organisme concerné avec les titulaires de subvention ou les établissements administrateurs

Si l’organisme et l’établissement ont tous deux adopté une politique, celle de l’organisme aura préséance. Toutefois, les titulaires de subvention doivent aussi se soumettre aux exigences applicables des établissements.

En cas de problème concernant une interprétation ou une décision :

• l’établissement administrateur est le premier point de contact de la personne titulaire de la subvention;
• l’organisme est le premier point de contact de l’établissement administrateur.

Pour les questions qui ne sont pas abordées dans le présent guide, la décision de l’établissement administrateur s’appliquera.

Les modalités prévues dans le présent guide entreront en vigueur le 1er avril 2024.

Il sera revu à intervalles réguliers et mis à jour lorsque les organismes le jugent nécessaire.

Les organismes examineront périodiquement l’utilisation et l’administration des subventions par les établissements administrateurs pour évaluer l’efficacité des politiques, des systèmes et des contrôles internes et s’assurer de la conformité aux exigences de l’organisme concerné.

La conformité au présent guide est une condition à respecter pour demander, détenir ou administrer les fonds d’une subvention attribuée par un organisme. Tout recours pouvant être exercé en cas de non-respect des exigences de l’organisme sera proportionnel à la nature du manquement.

Pour en savoir plus sur la façon dont les organismes donnent suite aux allégations concernant la conduite responsable de la recherche, notamment la procédure à suivre en cas de non-respect de leurs exigences, consultez le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche (2021).

Les questions mettant en cause une mauvaise gestion financière, où il y a preuve de fraude ou d’une autre activité illégale, sont renvoyées aux autorités compétentes conformément à la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du Conseil du Trésor.

On trouvera à l’annexe 1 la définition des termes utilisés dans le présent guide.

Communiquer directement avec les IRSC, le CRSNG ou le CRSH pour toute question touchant l’utilisation des subventions :

• IRSC : support-soutien@cihr-irsc.gc.ca
• CRSNG : utilisationdessubventions@nserc-crsng.gc.ca
• CRSH : utilisationdessubventions@sshrc-crsh.gc.ca

Pour les questions touchant l’administration des subventions :

• IRSC : support-soutien@cihr-irsc.gc.ca
• CRSNG : administrationdessubventions@nserc-crsng.gc.ca
• CRSH : administrationdessubventions@sshrc-crsh.gc.ca

L’établissement administrateur doit reconnaître l’importance de l’équité, de la diversité et de l’inclusion (EDI) dans ses politiques et ses pratiques, conformément à l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche. Tous les établissements administrateurs qui acceptent des fonds d’un organisme doivent déployer des efforts concertés pour élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures aidant à atteindre les objectifs d’EDI dans l’utilisation des subventions afin d’assurer une participation équitable au système de recherche.

Les trois organismes s’en remettent aux politiques et aux pratiques de l’établissement administrateur concerné.

Les titulaires de subvention doivent exercer les activités visées par la subvention conformément aux pratiques et aux politiques en matière d’EDI de leur établissement administrateur.

L’engagement des organismes envers l’EDI est prévu dans le Plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion des trois organismes et dans leur énoncé en la matière.

La saine gestion des fonds des organismes repose sur la collaboration entre les organismes, les établissements administrateurs et les titulaires de subvention ainsi que sur une compréhension commune de leurs rôles et responsabilités respectifs.

Les rôles et responsabilités des organismes sont énoncés dans l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche, la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement et toute entente conclue avec l’organisme concerné. Voici un aperçu des rôles et responsabilités des organismes :

• déterminer les modalités générales de l’administration des subventions par l’établissement;
• communiquer avec l’établissement et le consulter, dans la mesure du possible, au sujet de la mise en œuvre de nouvelles politiques ou de modifications aux politiques existantes qui pourraient avoir une incidence considérable sur l’établissement;
• mettre les fonds à la disposition des titulaires de subvention en temps opportun;
• examiner périodiquement l’utilisation et l’administration des subventions;
• superviser l’approbation des modifications à l’administration des subventions qui ont des répercussions financières pour l’organisme;
• mettre fin à une subvention lorsque les exigences de l’organisme ne sont plus respectées.

Les rôles et responsabilités des établissements administrateurs sont énoncés dans l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche, la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement et toute entente conclue avec l’organisme concerné. Voici un aperçu des rôles et responsabilités des établissements :

• élaborer et mettre en œuvre des politiques, des systèmes administratifs, des procédures et des contrôles efficaces, de manière à s’assurer que les activités financées par un organisme sont menées conformément aux exigences établies par la loi, aux politiques et procédures de l’organisme, et à toute autre entente de subventions;
• surveiller l’admissibilité des titulaires tout au long de la période de validité des subventions et informer immédiatement l’organisme concerné de tout changement relatif à l’admissibilité d’une candidate ou d’un candidat ou d’une personne titulaire;
• retenir ou retirer l’approbation des dépenses qui contreviennent à une politique de l’organisme ou de l’établissement ou aux modalités de la subvention;
• offrir une formation sur les politiques et les pratiques de l’établissement concernant l’administration des subventions de l’organisme;
• fournir une infrastructure matérielle et organisationnelle adéquate pour la conduite de la recherche, la formation en recherche et d’autres activités financées;
• superviser les demandes de modification aux subventions et les présenter à l’organisme concerné;
• maintenir des dossiers complets et précis sur l’utilisation des fonds attribués par l’organisme et présenter des rapports comprenant notamment des pistes d’audit vérifiables ainsi que des documents justificatifs complets pour chaque transaction pendant au moins sept ans; et présenter chaque année un rapport sur l’utilisation des fonds de la subvention.

Les rôles et responsabilités des titulaires de subvention et de leurs déléguées ou délégués sont énoncés dans la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement, toute entente conclue avec l’organisme concerné et le présent guide. Voici un aperçu des rôles et responsabilités des titulaires de subvention et de leurs déléguées ou délégués :

• conduire la recherche de manière à respecter le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche (2021);
• être dûment autorisés à utiliser les fonds des subventions conformément aux directives et aux principes des organismes énoncés dans le présent guide;
• déléguer à d’autres leur pouvoir d’utiliser les fonds des subventions (prérogative de la personne titulaire de la subvention);
• autoriser les dépenses imputables à la subvention et frais ou ajustements portés au compte de la subvention (prérogative de la personne titulaire de la subvention ou de la personne à qui la ou la personne titulaire a délégué cette responsabilité).

Il y a quatre principes de base régissant l’utilisation appropriée des fonds de subvention.

Les dépenses imputables à la subvention doivent :

• faire partie des coûts directs de la recherche pour laquelle les fonds ont été accordés et dont les avantages sont directement attribuables à la subvention;
• ne pas être prises en charge par l’établissement administrateur pour son personnel de recherche;
• être engagées de manière efficace et judicieuse;
• ne procurer aucun profit personnel aux membres de l’équipe de la personne titulaire de la subvention.

La section ci-après énonce les directives (exigences obligatoires) ainsi que les principes et les rôles et responsabilités connexes. Elle fournit un cadre pour aider les établissements administrateurs et les titulaires de subvention à faire preuve d’un bon jugement et de diligence raisonnable dans leur processus décisionnel concernant l’utilisation des subventions attribuées par un organisme.

L’embauche et la rémunération des individus qui participent à la recherche ou aux activités financées doivent se faire en conformité avec les politiques et les processus pertinents de l’établissement administrateur.

Ces individus ne sont pas considérés comme des employés des organismes et peuvent donc recevoir un salaire ou une allocation à même les fonds de la subvention. Si leurs conditions d’emploi prévoient des avantages sociaux, la part des coûts des avantages sociaux obligatoires prise en charge par l’établissement administrateur donne droit à un remboursement à même les fonds de la subvention. Seuls les individus employés et rémunérés à même les fonds de la subvention pour participer à la recherche ou aux activités financées sont admissibles à une indemnité de départ obligatoire pour la période au cours de laquelle ils ont participé à la recherche ou aux activités financées par la subvention en cours.

Les subventions versées par l’organisme ne doivent pas servir à rémunérer :

• les titulaires de subvention ni les individus qui mènent des recherches de façon indépendante en vertu de leurs conditions de travail ou des conditions liées à leur nomination ou à leur poste, notamment les chercheuses et chercheurs des universités, des hôpitaux ou des instituts de recherche;
• les individus censés participer gratuitement à la recherche ou aux activités financées dans le cadre d’une collaboration conformément à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ou encore à toute entente conclue avec l’organisme concerné.

Sous réserve des restrictions susmentionnées, les individus employés et rémunérés par une autre organisation pour le temps consacré à la recherche ou aux activités financées ne peuvent être rémunérés à même les fonds de la subvention. Toutefois, ces fonds peuvent servir à rembourser à l’organisation les coûts engagés au titre de la rémunération de ses employées et employés pour le temps consacré aux activités visées par la subvention.

Les chercheuses et chercheurs étrangers peuvent être rémunérés à même la subvention, pourvu que cela soit justifié par une lettre de leur employeur attestant que l’individu n’est pas rémunéré pour le temps passé à travailler dans le cadre de la recherche ou des activités financées.

Sauf indication contraire dans la documentation relative à la possibilité de financement ou les lignes directrices connexes, la rémunération au titre des dépenses admissibles peut être versée aux aînées et aînés, aux gardiennes et gardiens du savoir et à d’autres autres personnes autochtones affiliés à un organisme sans but lucratif si ces personnes ne sont pas déjà rémunérées pour effectuer des travaux de recherche. Pour en savoir plus, rendez-vous à https://www.sshrc-crsh.gc.ca/about-au_sujet/policies-politiques/statements-enonces/remuneration_indigenous_peoples-remunerations_peuples_autochtones-fra.aspx.

Les organismes considèrent les études postdoctorales comme une période de formation à court terme préparant les stagiaires à faire carrière en recherche. À cette fin, ils s’efforcent de promouvoir la mobilité et l’avancement professionnel des stagiaires de niveau postdoctoral en favorisant une rémunération raisonnable pour le temps que ces personnes consacrent à la recherche ou aux activités financées des titulaires de la subvention. En ce qui concerne la durée des études postdoctorales, les organismes s’en remettent aux politiques des établissements administrateurs. Si aucune limite de temps n’est prévue, ils encouragent fortement les établissements administrateurs à se doter d’une politique à cet égard.

Principes

Les dépenses liées à l’embauche et à la rémunération doivent :

• faire partie des coûts directs de la recherche pour laquelle les fonds ont été accordés et dont les avantages sont directement attribuables à la subvention;
• ne pas servir à prendre en charge le travail et les services fournis par l’établissement administrateur à d’autres membres du personnel de recherche, comme l’entretien courant d’un laboratoire ou la sécurité;
• être engagées de manière efficace et judicieuse;
• ne procurer aucun profit personnel aux membres de l’équipe de la personne titulaire de la subvention.

Rôles et responsabilités

Les titulaires de subvention ou leurs déléguées ou délégués doivent :

• autoriser d’une manière qui peut être authentifiée, l’embauche d’individus pour participer à leur recherche ou à leurs activités financées;
• s’assurer que les individus embauchés pour participer à la recherche ou aux activités financées répondent aux critères d’admissibilité à respecter pour être rémunérées à même les fonds des subventions conformément aux exigences des organismes, notamment celles énoncées dans présent guide et, s’il y a lieu, à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné;
• s’assurer que les dépenses liées à l’embauche et à la rémunération sont justifiées au moyen de documents en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Les établissements administrateurs doivent :

• s’assurer que les titulaires de subvention ou leurs déléguées ou délégués autorisent l’embauche des individus appelés à participer à la recherche ou aux activités financées;
• s’assurer que les individus embauchés pour participer à la recherche ou aux activités financées répondent aux critères d’admissibilité à respecter pour être rémunérées conformément aux exigences des organismes énoncées dans le présent guide et, s’il y a lieu, à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné;
• s’assurer que les individus embauchés sont recrutés et rémunérés conformément aux politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Si l’établissement administrateur considère que les motifs d’embauche et de rémunération d’un individu aux fins de la recherche manquent de clarté, il doit obtenir une justification auprès de la personne titulaire de la subvention.

Les ajustements effectués dans les comptes de subventions concernant les dépenses liées à la rémunération doivent être justifiés au moyen de documents à l’appui (p. ex., une pièce de journal) et autorisés par les titulaires de subvention ou leurs déléguées ou délégués.

Tous les documents justificatifs doivent être conservés pendant au moins sept ans.

Remarque : Pour en savoir plus sur les honoraires de consultation, reportez-vous à la section Dépenses liées aux biens et aux services.

L’acquisition de biens et de services pour la recherche ou les activités financées doit se faire en conformité avec les politiques et les processus pertinents de l’établissement administrateur.

Les subventions versées par un organisme ne doivent pas servir à payer des honoraires de consultation  :

• aux titulaires de subvention ou aux individus qui mènent des recherches de façon indépendante en vertu de leurs conditions de travail ou des conditions liées à leur nomination ou à leur poste, notamment les chercheuses et chercheurs des universités, des hôpitaux ou des instituts de recherche;
• aux individus censés participer gratuitement à la recherche ou aux activités financées dans le cadre d’une collaboration conformément à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné.

Principes

Les biens et services acquis doivent :

• faire partie des coûts directs de la recherche pour laquelle les fonds ont été accordés et dont les avantages sont directement attribuables à la subvention;
• ne pas être fournis par l’établissement administrateur à son personnel de recherche;
• être acquis d’une manière efficace et judicieuse;
• ne procurer aucun profit personnel aux membres de l’équipe de la personne titulaire de la subvention.

Rôles et responsabilités

Les titulaires de subvention ou leurs déléguées ou délégués doivent :

• autoriser, d’une manière qui peut être authentifiée, le remboursement des frais de déplacement et de séjour; si la personne qui voyage est la personne titulaire de la subvention ou une chercheuse invitée ou un chercheur invité, la demande de remboursement doit être contresignée par la superviseure immédiate ou le superviseur immédiat de la personne titulaire de la subvention afin de confirmer la pertinence du déplacement pour la recherche ou les activités financées;
• s’assurer que tous les biens et les services acquis sont des dépenses admissibles conformément au présent guide et, s’il y a lieu, à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné;
• s’assurer que les dépenses liées aux biens et aux services sont étayées par des documents en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Les établissements administrateurs doivent s’assurer que les biens et les services acquis pour la recherche ou les activités financées sont :

• autorisés par l’autorité compétente (la personne titulaire de la subvention, sa déléguée ou son délégué ou sa superviseure immédiate ou son superviseur immédiat);
• admissibles conformément aux exigences des organismes, notamment celles énoncées dans le présent guide et, s’il y a lieu, à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné;
• acquis et payés ou remboursés en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Si l’établissement administrateur considère que les motifs d’acquisition d’un bien ou d’un service aux fins de la subvention manquent de clarté, il doit obtenir une justification auprès de la personne titulaire de la subvention.

Tous les documents justificatifs doivent être conservés pendant au moins sept ans.

Le remboursement de tous les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) doit être demandé en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Le remboursement de ces dépenses, y compris diverses dépenses jugées raisonnables, peut être demandé pour la personne titulaire de la subvention et tous les autres individus qui contribuent à la recherche ou aux activités financées. Dans le cas des demandes qui visent à rembourser les frais engagés par des personnes autres que la personne titulaire de la subvention, elles doivent préciser le lien avec la recherche ou les activités financées.

Les fonds des subventions ne peuvent servir à rembourser le coût de boissons alcoolisées.

Les organismes s’en remettent aux politiques des établissements administrateurs pour établir la période de déplacement autorisée. En l’absence d’une politique en vigueur dans les établissements, ils recommandent de se conformer aux exigences de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, qui s’applique au sein du gouvernement fédéral.

Conformément à la Stratégie pour un gouvernement vert, les frais de déplacement peuvent comprendre les coûts liés à l’achat de crédits de carbone. Prière de consulter l’énoncé des trois organismes sur la compensation carbone1.

Principes

Les frais de déplacement et de séjour doivent :

• faire partie des coûts directs de la recherche pour laquelle les fonds ont été accordés et dont les avantages sont directement attribuables à la subvention;
• être efficace et judicieuse;
• ne procurer aucun profit personnel aux membres de l’équipe de la personne titulaire de la subvention.

Rôles et responsabilités

Les titulaires de subvention ou leurs déléguées ou délégués doivent :

• autoriser, d’une manière qui peut être authentifiée, le remboursement des frais de déplacement et de séjour; si la personne qui voyage est la personne titulaire de la subvention ou une chercheuse invitée ou un chercheur invité, la demande de remboursement doit être contresignée par la superviseure immédiate ou le superviseur immédiat de la personne titulaire de la subvention afin de confirmer la pertinence du déplacement pour la recherche ou les activités financées;
• s’assurer que les frais de déplacement et de séjour sont admissibles conformément aux exigences des organismes énoncées dans le présent guide et, s’il y a lieu, à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné;
• s’assurer que les frais de déplacement et de séjour sont documentés en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Les établissements administrateurs doivent s’assurer que les frais de déplacement et de séjour dont le remboursement est demandé à même les fonds des subventions sont :

• autorisés par l’autorité compétente (la personne titulaire de la subvention, sa déléguée ou son délégué ou sa superviseure immédiate ou son superviseur immédiat);
• admissibles conformément aux exigences des organismes, notamment celles énoncées dans le présent guide et, s’il y a lieu, à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné;
• payés ou remboursés en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur et liés à des déplacements ou à des séjours réservés en conformité avec ces politiques et processus.

Si l’établissement administrateur considère que les motifs de déplacement aux fins de la subvention manquent de clarté, il faut obtenir une justification auprès de la personne titulaire de la subvention.

Les modifications effectuées dans les comptes de subventions concernant les dépenses au titre des frais de déplacement et de séjour doivent être justifiées au moyen de documents (p. ex., une pièce de journal) et autorisées par les titulaires de subvention ou leurs déléguées ou délégués.

Tous les documents justificatifs doivent être conservés pendant au moins sept ans.

Les activités d’accueil doivent se dérouler en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Les frais d’accueil (pour des boissons non alcoolisées ou des repas sans alcool) doivent être directement liés à la recherche financée et être engagés :

• à des fins de réseautage dans le cadre d’une courtoisie officielle ou de respect culturel (p. ex., une rencontre entre la personne titulaire de la subvention et des partenaires, des intervenantes et intervenants ou des chercheuses et chercheurs invités);
• pour des activités s’inscrivant dans le cadre d’assemblées ou de rassemblements qui facilitent la réalisation des objectifs de la recherche ou y contribuent (p. ex., un atelier ou une conférence) où au moins une ou un des participants n’est pas membre de l’équipe de la personne titulaire de la subvention et ne participe pas à la recherche ou aux activités quotidiennes financées.

Les fonds des subventions ne peuvent pas servir à rembourser les dépenses d’accueil engagées pour des interactions entre des individus participant à la recherche ou aux activités quotidiennes financées, comme les interactions courantes avec des collègues de l’établissement, des réunions du personnel et des activités de reconnaissance des employées et employés.

Les fonds des subventions ne peuvent pas servir à rembourser le coût de boissons alcoolisées.

Principes

Les dépenses d’accueil doivent :

• faire partie des coûts directs de la recherche pour laquelle les fonds ont été accordés et dont les avantages sont directement attribuables à la subvention;
• être engagées d’une manière efficace et judicieuse;
• ne procurer aucun profit personnel aux membres de l’équipe de la personne titulaire de la subvention.

Rôles et responsabilités

Les titulaires de subvention ou leurs déléguées ou délégués doivent :

• autoriser, d’une manière qui peut être authentifiée, toutes les dépenses d’accueil; si la personne titulaire de la subvention demande personnellement le remboursement ou qu’elle ou il a participé à l’activité visée, la demande de remboursement doit être contresignée par sa superviseure immédiate ou son superviseur immédiat afin de confirmer la pertinence de l’activité d’accueil pour la recherche ou les activités financées;
• s’assurer que les dépenses d’accueil sont admissibles, conformément aux exigences des organismes énoncées dans le présent guide et, s’il y a lieu, à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné;
• s’assurer que les dépenses d’accueil sont documentées en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Les établissements administrateurs doivent s’assurer que les dépenses d’accueil se rapportant à la recherche ou aux activités financées par la subvention sont :

• autorisées par l’autorité compétente (la personne titulaire de la subvention ou sa superviseure immédiate ou son superviseur immédiat);
• admissibles conformément aux exigences des organismes, notamment celles énoncées dans le présent guide et, s’il y a lieu, à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné;
• payées ou remboursées en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Si l’établissement administrateur considère que le lien entre la subvention et l’activité d’accueil manque de clarté, il doit obtenir une justification auprès de la personne titulaire de la subvention.

Les modifications effectuées dans les comptes de subventions concernant les dépenses d’accueil doivent être justifiées au moyen de documents (p. ex., une pièce de journal) et autorisées par la personne titulaire de la subvention ou sa déléguée ou son délégué.

Tous les documents justificatifs doivent être conservés pendant au moins sept ans.

Les cadeaux, les honoraires et les incitatifs doivent être offerts en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Avant d’offrir des cadeaux ou des incitatifs aux participantes et participants, il faut obtenir l’approbation du comité d’éthique de la recherche de l’établissement administrateur. Les titulaires de subvention ont l’obligation morale de protéger les renseignements confidentiels des participantes et participants et de justifier les cadeaux et les incitatifs au moyen de documents. Pour en savoir plus, consultez le bulletin d’interprétation sur la vie privée et la confidentialité dans l’Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains - EPTC 2 (2022).

Ils peuvent être offerts à un individu ou à un groupe qui participe volontairement à la recherche ou aux activités financées par la subvention (c.-à-d. dont la participation ne relève ni d’une obligation contractuelle ni d’un service professionnel). En outre, la ou le bénéficiaire ne doit pas être membre de l’équipe de la personne titulaire de la subvention.
 

On entend par « honoraires » le versement ponctuel ou non régulier à un individu en remerciement d’un service qui n’est généralement pas rémunéré (p. ex., pour une allocution, une conférence ou un séminaire prononcé ou animé par une oratrice ou un orateur ou encore par une présentatrice invitée ou un présentateur invité). Les titulaires de subvention et les individus qui mènent des recherches de façon indépendante en vertu de leurs conditions de travail, notamment les chercheuses et chercheurs des universités, des hôpitaux ou des instituts de recherche, ne peuvent recevoir d’honoraires versés à même une subvention des trois organismes.

On entend par « cadeau » tout ce qui peut être offert gratuitement, sous forme d’argent ou autre, en signe de gratitude, de respect ou de bonne volonté pour établir ou faciliter les relations avec des individus ou des groupes qui contribuent à la recherche ou aux activités financées à titre de personnes participantes, de partenaires de recherche ou de collaboratrices ou collaborateurs (p. ex., les chercheuses et chercheurs invités ou les intervenantes et intervenants communautaires) lorsque le cadeau :

• s’impose dans le contexte ou le patrimoine culturel ou les traditions établies l’exigent;
• s’inscrit dans un contexte de courtoisie officielle.

En reconnaissance des cultures et des traditions des Premières Nations, des Métisses et Métis et des Inuites et Inuits, on peut offrir des cadeaux à des aînées et aînés et à d’autres gardiennes et gardiens du savoir qui remplissent un rôle particulier (p. ex., une chercheuse indépendante ou un chercheur indépendant peut recevoir des cadeaux notamment dans le cadre d’une cérémonie).

Les incitatifs font expressément référence aux dons en argent ou en nature faits dans le but d’établir un bassin de participantes et participants éventuels ou en guise de remerciement pour la participation à la recherche ou à l’activité.

Principes

Les cadeaux, les honoraires et les incitatifs doivent :

• faire partie des coûts directs de la recherche pour laquelle les fonds ont été accordés et dont les avantages sont directement attribuables à la subvention;
• être engagées d’une manière efficace et judicieuse;
• ne procurer aucun profit personnel aux membres de l’équipe de la personne titulaire de la subvention.

Rôles et responsabilités

Les titulaires de subvention ou leurs déléguées ou délégués doivent :

• autoriser, d’une manière qui peut être authentifiée, les dépenses liées aux cadeaux, aux honoraires et aux incitatifs;
• s’assurer que les dépenses liées aux cadeaux, aux honoraires et aux incitatifs sont admissibles conformément aux exigences des organismes énoncées dans le présent guide et, s’il y a lieu, à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné;
• s’assurer que les dépenses liées aux cadeaux, aux honoraires et aux incitatifs sont documentées conformément aux exigences des organismes et aux processus de l’établissement administrateur.

Les établissements administrateurs doivent s’assurer que les dépenses liées aux cadeaux, aux honoraires et aux incitatifs se rapportant à la recherche ou aux activités financées sont :

• autorisées par les titulaires de subvention ou leurs déléguées ou délégués;
• admissibles conformément aux exigences des organismes énoncées dans le présent guide et, s’il y a lieu, à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné;
• payées ou remboursées en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Si l’établissement administrateur considère que le lien entre la subvention, les cadeaux, les honoraires et les incitatifs manque de clarté, il doit obtenir une justification auprès de la personne titulaire de la subvention.

Les modifications effectuées dans les comptes de subventions concernant les dépenses liées aux cadeaux, aux honoraires et aux incitatifs doivent être justifiées au moyen de documents (p. ex., une pièce de journal) et autorisées par les titulaires de subvention ou leurs déléguées ou délégués.

Tous les documents justificatifs doivent être conservés pendant au moins sept ans.

Les subventions sont financées au moyen de crédits parlementaires annuels, et leur versement est assujetti aux modalités s’appliquant à ces crédits. Les organismes se réservent le droit de reporter ou de suspendre les versements ultérieurs si les crédits parlementaires sont réduits ou annulés ou si le besoin de fonds n’est pas dûment justifié.

Les organismes versent les fonds des subventions aux établissements administrateur au nom des titulaires lorsque toutes les conditions de paiement énoncées dans la documentation relative au programme et à la possibilité de financement ont été remplies.

L’établissement administrateur exerce le contrôle sur les fonds de la subvention, verse les salaires et acquitte les autres dépenses autorisées par la personne titulaire de la subvention ou sa déléguée ou son délégué. Il présente périodiquement à la personne titulaire de la subvention et à l’organisme un rapport sur la situation des fonds de subvention.

Pour en savoir plus sur les exigences en matière de rapports financiers annuels, consultez la section Rapports annuels.

Les organismes attribuent les subventions pour aider à couvrir une partie ou la totalité des coûts directs de la recherche. Les retombées de l’utilisation de ces fonds doivent être directement attribuables à la recherche ou aux activités financées.

Les fonds des organismes peuvent aussi servir à couvrir une partie des coûts indirects des activités financées, mais seulement lorsque cette pratique est autorisée explicitement par le présent guide et, s’il y a lieu, par la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi que par toute entente conclue avec l’organisme concerné.

Les établissements administrateurs admissibles peuvent aussi recevoir un supplément du gouvernement du Canada par l’entremise du Fonds de soutien à la recherche (FSR). Ce fonds vise à prendre en charge une partie des coûts indirects imputables à la gestion de la recherche financée par les organismes. Pour voir des exemples de coûts indirects admissibles à ce programme, consultez le site Web du FSR.

Les titulaires de subvention détiennent le pouvoir d’utiliser les fonds.

Seuls les titulaires peuvent déléguer le pouvoir d’utiliser les fonds de leur subvention. Leurs déléguées ou délégués doivent posséder les compétences et les connaissances voulues pour remplir ce rôle de façon efficace. L’approbation de la délégation de pouvoir doit être dûment documentée au moyen d’un instrument de délégation approprié et conformément aux politiques et aux exigences de l’établissement administrateur. Par souci de diligence raisonnable en matière d’examen et d’approbation des dépenses, le personnel compétent de l’établissement administrateur doit avoir accès à cet instrument.

Afin d’assurer une surveillance indépendante et une séparation claire des pouvoirs, la personne qui autorise les dépenses imputables à la subvention (la personne titulaire de la subvention ou sa déléguée ou son délégué) ne peut pas être celle qui approuve aussi les transactions financières en découlant.

Toutes les dépenses et toutes les charges imputées au compte de la subvention doivent être autorisées par la personne titulaire de la subvention ou sa déléguée ou son délégué.

L’établissement administrateur supervise l’utilisation des subventions. Il a le pouvoir de reporter ou d’annuler l’approbation des dépenses à même le compte de la subvention si ces dépenses :

• ne représentent pas une utilisation appropriée des fonds de la subvention;
• ne comportent aucun lien manifeste avec la recherche ou les activités financées;
• contreviennent à la politique de l’organisme ou de l’établissement ou encore à une modalité de la subvention.

La personne titulaire de la subvention et l’établissement administrateur doivent tous deux s’assurer de l’admissibilité des dépenses. Sauf indication contraire dans la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ou encore dans toute entente conclue avec l’organisme, les titulaires de subvention peuvent déroger à la recherche ou aux activités proposées. Pour autant qu’ils utilisent leur subvention aux fins générales pour lesquelles elle a été attribuée au départ, ils ne sont pas tenus de respecter à la lettre l’attribution des fonds prévue dans la demande.

À la discrétion de l’établissement administrateur, les dépenses admissibles engagées au cours de la période de rétroactivité (voir Partie 2 : Utilisation des subventions) peuvent être payées tout au long de la période de validité de la subvention (y compris la période autorisée pour utiliser les fonds).

En cas de changement touchant un financement prévu, les organismes n’assumeront aucune responsabilité à l’égard des engagements financiers pris au cours de la période de rétroactivité.

Pour faciliter la collaboration en recherche entre la personne titulaire de la subvention et les membres admissibles de son équipe en poste dans un lieu différent (voir la note ci-après concernant les exigences propres aux organismes), la personne titulaire et l’établissement administrateur (établissement administrateur principal) peuvent transférer une partie ou la totalité des fonds de la subvention à l’établissement d’un individu (établissement administrateur secondaire) en vue d’une utilisation ultérieure. Les rôles et responsabilités de l’établissement principal concernant l’administration des fonds des subventions sont énoncés dans l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche ou toute autre entente conclue avec les organismes. Si les fonds des subventions sont transférés de l’établissement administrateur principal à un autre établissement, le transfert doit se faire en vertu d’une entente et en conformité avec les politiques et les procédures financières applicables de l’organisme.

Un établissement administrateur secondaire peut par la suite transférer une partie ou la totalité des fonds qui lui ont été transférés à un membre admissible de l’équipe de la personne titulaire de la subvention en poste dans un autre établissement (établissement administrateur tertiaire) sous réserve de l’autorisation de l’établissement administrateur principal en vertu de l’entente conclue entre celui-ci et l’établissement administrateur secondaire. En pareil cas, l’établissement administrateur secondaire qui transfère une partie ou la totalité des fonds de la subvention doit s’assurer qu’une entente a été conclue avec l’établissement administrateur tertiaire concernant l’administration des fonds transférés. En outre, il faut vérifier la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement et toute entente conclue avec l’organisme concerné pour s’assurer que ce type de transfert est autorisé.

Remarque : Exigences propres aux organismes

Le CRSNG et le CRSH autorisent le transfert de fonds des subventions aux cocandidates et cocandidats et aux codirectrices et codirecteurs, mais non aux collaboratrices et collaborateurs.

Le CRSNG autorise uniquement le transfert de fonds des subventions à des établissements admissibles à ses programmes. 

Les IRSC autorisent le transfert de fonds des subventions aux individus, y compris les candidates et candidats principaux.

Les organismes sont favorables au transfert de fonds entre établissements administrateurs, à condition que le transfert respecte les exigences suivantes :

• le transfert de fonds se rapporte à des travaux directement liés à la recherche ou aux activités financées;
• la personne titulaire de la subvention approuve chaque transfert de fonds et délègue son pouvoir d’utiliser les fonds, document justificatif à l’appui, quel que soit le niveau du transfert;
• les deux établissements administrateurs concluent une entente de transfert de fonds en vertu de laquelle ils s’engagent à respecter certaines obligations (voir l’annexe 2).

Le transfert de fonds s’accompagne d’un transfert de responsabilités. L’entente de transfert de fonds aide à s’assurer que les individus et les établissements qui reçoivent les fonds comprennent pleinement les responsabilités qui leur incombent (p. ex., l’autorisation des dépenses, l’objet visé par le financement, une utilisation appropriée des subventions et la présentation de rapports à l’autre établissement administrateur). On trouvera à l’annexe 2 la liste des exigences que doit prévoir l’entente de transfert de fonds pour les établissements admissibles et non admissibles.

Les factures, les contrats ou les avances comptables ne sont pas considérés comme des transferts de fonds d’une subvention.

Les organismes considèrent le report de versements comme une saine pratique de gestion des fonds publics. Ils doivent effectuer des versements qui correspondent aux besoins de trésorerie liés à la recherche ou aux activités financées de la personne titulaire.

Le report des versements peut permettre aux titulaires de subvention de prolonger d’un maximum de deux ans la période au cours de laquelle ils sont autorisés à utiliser les fonds, ce qui témoigne d’une gestion responsable de la subvention. Si le report est accordé, la date de fin de la subvention est ajustée en conséquence.

Les organismes examinent le solde de la subvention indiqué dans le formulaire Subventions de recherche - état des dépenses (formulaire 300) ou le formulaire Subventions de recherche - état des dépenses - Programme d'innovation dans les collèges et la communauté (ICC) (formulaire 301) présenté chaque année par la personne titulaire de la subvention. Ils peuvent obliger la personne titulaire à justifier le besoin du versement suivant. Les organismes peuvent aussi reporter le versement suivant si, à la discrétion exclusive de l’organisme concerné, il est déterminé que l’accumulation de fonds n’a pas été adéquatement justifiée par la personne titulaire.

Si les titulaires de subvention ont accumulé des fonds dans le compte de la subvention et qu’ils estiment que le versement prévu pour l’exercice suivant ne sera pas nécessaire au moment prévu, ils doivent aviser l’établissement administrateur qu’un report du versement suivant s’impose. Il incombe à l’établissement administrateur de demander le report à l’organisme concerné en lui présentant le formulaire Modification d'une subvention.

Pour en savoir plus sur les exigences à respecter afin d’obtenir une prolongation, consultez la section Prolongation de la période autorisée pour utiliser les fonds de la subvention.

Une date de fin est prévue pour toutes les subventions. Toutefois, l’organisme concerné peut autoriser les titulaires de subvention et leurs déléguées ou délégués à utiliser les fonds au-delà de cette date (c.-à-d. après la période autorisée pour utiliser les fonds) afin de permettre de mener à terme la recherche ou les activités financées.

L’établissement administrateur doit demander une prolongation à l’organisme concerné en lui présentant le Formulaire de modification d'une subvention. Si la prolongation n’est pas accordée, la personne titulaire de la subvention dispose de trois mois pour payer toutes les dépenses engagées avant la fin de la période de validité de la subvention ou, s’il y a lieu, avant la fin de la période de prolongation automatique d’un an pour l’utilisation des fonds de la subvention versés par l’organisme subventionnaire concerné (voir le Tableau 1 : Programmes pour lesquels les organismes accordent une période de prolongation automatique).

La personne titulaire de la subvention doit informer les membres de l’équipe, les autres individus concernés et tous les établissements de recherche visés de l’issue de sa demande de prolongation.

Les organismes n’évaluent pas les demandes de prolongation si l’établissement administrateur n’a pas présenté le formulaire Subventions de recherche – État des dépenses (formulaire 300) ou le formulaire Subventions de recherche – État des dépenses – Programme d’innovation dans les collèges et la communauté (ICC) (formulaire 301) pour chaque exercice visé par la subvention. Ils n’évaluent pas non plus les demandes après la fin de la période de validité de la subvention dans le cas des subventions non admissibles à la prolongation automatique d’un an et des subventions dont la période de prolongation automatique d’un an a pris fin. En outre, ils n’évaluent pas les demandes si les fonds non dépensés dans le compte de la subvention ont été remboursés à l’organisme concerné ou transférés au Fonds général de recherche de l’établissement administrateur (subventions du CRSNG et du CRSH uniquement).

Tableau 1 : Programmes pour lesquels les organismes accordent une période de prolongation automatique

Les titulaires de subvention et les établissements administrateurs doivent s’acquitter de leurs responsabilités respectives conformément aux politiques de l’organisme concerné.

Propriété intellectuelle et brevets

Les trois organismes ne portent pas de jugement sur la réussite commerciale possible de la recherche et ne détiennent ni ne revendiquent aucun droit de propriété intellectuelle ou d’exploitation relativement à toute propriété intellectuelle, tout droit de propriété intellectuelle ou toute invention découlant de la recherche financée par les organismes.

L’établissement administrateur doit divulguer aux titulaires de subvention ses politiques sur les droits de propriété intellectuelle et sur la propriété des résultats découlant de la recherche qu’il appuie.

Si les titulaires décident de commercialiser des résultats de la recherche, ils doivent respecter les politiques de l’établissement et de l’organisme régissant l’attribution des droits de propriété intellectuelle.

IRSC : Propriété intellectuelle et brevets 
CRSNG : Politique sur la propriété intellectuelle 
CRSH : Propriété intellectuelle et droits d’auteur

Autres politiques des trois organismes

• Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec êtres humains – EPTC 2 (2022)
• Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications
• Déclaration de principes des trois organismes sur la gestion des données numériques
• Politique des trois organismes sur l’utilisation de fonds pour les fonctionnaires fédéraux présentant une demande au titre d’un programme des organismes subventionnaires

L’établissement administrateur est propriétaire de tous les articles, notamment le matériel, achetés avec les fonds des subventions de l’organisme. Il doit donc s’assurer que ces articles sont utilisés à l’appui de la recherche et des activités des titulaires financées par la subvention.

L’établissement et la personne titulaire de la subvention ou le groupe d’utilisatrices et utilisateurs doivent prendre conjointement les décisions concernant l’utilisation et la gestion des articles en question.

Les modalités de certaines possibilités de financement exigent parfois qu’un transfert de propriété soit soumis à l’approbation de l’organisme.

La politique des organismes concernant la propriété des articles achetés au moyen des fonds des subventions n’a pas préséance sur la législation fédérale ou provinciale à cet égard.

L’établissement administrateur peut transférer la propriété d’articles en les vendant ou en les offrant en cadeau. Le produit de la vente d’articles doit être affecté à des fins liées à la recherche.

Pour prendre connaissance des responsabilités incombant à l’établissement administrateur en ce qui concerne la propriété et l’utilisation du matériel, consultez la section 4.7 Propriété du matériel et des installations de l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.

L’établissement administrateur demeure propriétaire du matériel acheté au moyen des fonds des subventions. Les titulaires de subvention qui souhaitent faire transférer la propriété de matériel à un autre établissement doivent obtenir au préalable l’autorisation de l’établissement administrateur.

Les organismes encouragent l’utilisation d’une lettre d’entente entre les établissements concernés pour confirmer le droit de propriété et les responsabilités connexes concernant l’accès au matériel visé par le transfert ainsi que son entretien et son utilisation.

Pour prendre connaissance des rôles et responsabilités de l’établissement en ce qui concerne la propriété et le transfert de la propriété du matériel, consultez la section 4.7 Propriété du matériel et des installations de l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.

Les organismes entendent par congé une période au cours de laquelle l’employeur des titulaires de subvention leur permet d’interrompre leurs fonctions et responsabilités habituelles pour se concentrer sur leur recherche, l’avancement de leur carrière, leur développement personnel ou leur perfectionnement professionnel, tout en demeurant membres du personnel de l’établissement administrateur. Ils reconnaissent que les exigences professionnelles et les attentes concernant le lieu, la durée et la portée de ces congés sont régies par les politiques ou les conventions collectives des établissements.

Les organismes appuient les titulaires de subvention qui prennent ces congés pendant la recherche ou les activités financées par leur subvention. Ils continueront de verser la subvention comme prévu si les conditions ci-dessous sont remplies.

• La recherche ou les activités financées par la subvention se poursuivent.
• Les titulaires de subvention font la preuve qu’eux-mêmes ou leurs déléguées ou délégués continuent de s’acquitter des responsabilités qui leur incombent en vertu du présent guide.
• Les titulaires de subvention continuent de répondre aux critères d’admissibilité et aux exigences des programmes propres à l’organisme (pour en savoir plus, consultez le site Web de l’organisme concerné) :
  • IRSC : Guide de subventions et bourses des IRSC, section 1-D1 Conditions d’admissibilité pour les individus;
  • CRSNG : Critères d’admissibilité pour les membres du corps professoral;
  • CRSH : Comment faire une demande, Directives générales.

Les établissements administrateurs doivent vérifier la conformité des titulaires de subvention aux exigences susmentionnées des organismes dans le cadre de leur compte rendu annuel sur leur admissibilité continue. Pour en savoir plus, consultez la section Admissibilité continue.

La Partie 2 : Utilisation des subventions continue de s’appliquer pendant le congé sabbatique ou de recherche des titulaires de subvention.

Les organismes appuient les titulaires de subvention qui prennent ces congés pendant la recherche ou les activités financées par leur subvention. Ils reconnaissent que les modalités de ces congés, notamment leur durée et leur portée, sont régies par les politiques ou les conventions collectives des établissements. Ils reconnaissent également qu’un congé prolongé accordé par l’établissement peut avoir une incidence sur la recherche financée. Les organismes continueront de verser la subvention comme prévu et peuvent accorder une prolongation assortie ou non de fonds supplémentaires si les conditions ci-dessous sont remplies.

• Les titulaires de subvention font la preuve qu’eux-mêmes ou leurs déléguées ou délégués continuent de s’acquitter des responsabilités qui leur incombent en vertu du présent guide, uniquement lorsque la recherche se poursuit pendant le congé;
• Les titulaires de subvention continuent de répondre aux critères d’admissibilité et aux exigences des programmes propres à l’organisme (pour en savoir plus, consultez le site Web de l’organisme concerné) :
  • IRSC : Guide de subventions et bourses des IRSC, section 1-D1 Conditions d’admissibilité pour les individus;
  • CRSNG : Critères d’admissibilité pour les membres du corps professoral;
  • CRSH : Comment faire une demande, Directives générales.

Les établissements administrateurs doivent vérifier la conformité aux exigences susmentionnées des organismes dans le cadre de leur compte rendu annuel sur leur admissibilité continue. Pour en savoir plus, consultez la section Admissibilité continue.

La Partie 2 : Utilisation des subventions continue de s’appliquer pendant le congé de maternité, congé parental, congés de maladie ou congés pour obligations familiales (titulaires de subvention).

Autres questions concernant les congés de maternité, congés parentaux, congés de maladie ou congés pour obligations familiales (titulaires de subvention)

Sous réserve de l’approbation des organismes et des dispositions particulières relatives au programme ou à la possibilité de financement, les titulaires de subvention peuvent demander une prolongation d’un maximum de deux ans au-delà de la date de fin de la période de validité de la subvention ou tout au long de la période autorisée pour utiliser les fonds s’ils répondent aux exigences énoncées dans la section Prolongation de la période autorisée pour utiliser les fonds de la subvention.

Les titulaires de subvention doivent présenter leur demande de prolongation à l’établissement administrateur, qui la transmettra à l’organisme concerné en remplissant le formulaire Modification d'une subvention. La prolongation doit être demandée au cours de la période autorisée pour utiliser les fonds de la subvention.

Remarque : Consultez le site Web de l’organisme concerné pour connaître les dispositions relatives aux congés. Congés familiaux et congés de maladie du CRSNG : Les titulaires de subventions pourraient recevoir jusqu’à deux ans de financement supplémentaire au même niveau que leur subvention actuelle.

Dans les 12 mois suivant la naissance ou l’adoption d’une ou un enfant, les organismes versent des suppléments pour congé de maternité ou parental aux étudiantes et étudiants et aux stagiaires de niveau postdoctoral admissibles qui sont les principaux responsables de l’enfant. Le montant de ces suppléments, payés à même les subventions de l’organisme pendant une période maximale de 12 mois pour couvrir la période de congé, est déterminé selon le taux de leur salaire ou de leur allocation à ce moment.

La partie du congé parental payée par l’organisme n’est admissible que pendant la période d’autorisation d’utilisation des fonds de la subvention, car elle est calculée sur la base du salaire annuel ou de l’allocation financée par l’organisme, et non sur d’autres sources de financement.

Si les deux parents reçoivent des fonds de subvention, ils peuvent se partager le congé à condition que la durée totale des deux congés ne dépasse pas 12 mois. Si l’étudiante ou étudiant ou la ou le stagiaire suit une formation en recherche à temps partiel, le supplément est calculé au prorata.

L’établissement administrateur doit soumettre la demande de supplément pour congé de maternité ou parental payé à l’approbation de l’organisme concerné en présentant le formulaire Modification d'une subvention.

Il incombe à l’établissement administrateur de présenter le formulaire Modification d'une subvention avant ou pendant la période de congé parental admissible. Toutes les demandes doivent être approuvées par l’organisme subventionnaire concerné, et la politique sur les dépassements de crédit s’applique si les suppléments pour congé de maternité ou congé parental payé sont avancés aux étudiantes et étudiants et aux stagiaires de niveau postdoctoral avant l’obtention de l’approbation de l’organisme.

Pour toute question touchant les changements de nature administrative :

• IRSC : support-soutien@cihr-irsc.gc.ca
• CRSNG : administrationdessubventions@nserc-crsng.gc.ca
• CRSH : administrationdessubventions@sshrc-crsh.gc.ca

Confirmation annuelle de l’admissibilité

Les organismes exigent chaque année la confirmation que les titulaires de subvention demeurent admissibles à leur subvention.

Les établissements administrateurs doivent confirmer une fois par an l’admissibilité des titulaires selon les critères de l’organisme concerné.

Les organismes concernés communiqueront avec les établissements administrateurs chaque année pour leur donner plus de détails sur la marche à suivre.

Admissibilité continue

Pour conserver leur subvention, les titulaires de subvention doivent continuer de répondre aux critères d’admissibilité de l’organisme concerné énoncés dans les modalités de la subvention.

Les titulaires de subvention doivent informer immédiatement leur établissement administrateur de tout changement à leur situation susceptible de remettre en question le respect des critères d’admissibilité de l’organisme concerné.

Les établissements administrateurs doivent aviser l’organisme concerné dès que possible de tout changement concernant l’admissibilité de la personne titulaire de la subvention en remplissant le formulaire Modification d'une subvention de l’organisme, conformément à l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.

À la réception de l’avis signalant un changement dans la situation de la personne titulaire, l’organisme procédera à un examen pour déterminer si celle-ci demeure admissible à la subvention. À la réception de l’avis indiquant que la personne titulaire n’est plus admissible à une subvention accordée par un organisme, les organismes examineront la situation afin de déterminer s’ils peuvent lui accorder un délai qui lui permettrait de rétablir son admissibilité avant de mettre fin à la subvention. Les fonds de la subvention ne peuvent être utilisés avant que l’admissibilité soit confirmée.

Particularités des organismes concernant l’admissibilité

On trouvera dans le site Web des organismes les critères d’admissibilité qui leur sont propres :

• IRSC : Guide de subventions et bourses des IRSC, section 1-D1 Conditions d’admissibilité pour les individus;
• CRSNG : Critères d’admissibilité pour les membres du corps professoral;
• CRSH : Comment faire une demande, Directives générales.

Les critères d’admissibilité supplémentaires sont énoncés dans la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement et, s’il y a lieu, dans toute entente conclue avec l’organisme concerné.

Si les titulaires de subvention souhaitent faire transférer leur subvention à un autre établissement administrateur, ils doivent en informer l’établissement administrateur principal, qui soumettra alors le changement à l’approbation de l’organisme concerné en remplissant le formulaire Modification d'une subvention.

L’organisme concerné doit examiner la demande aux fins d’approbation uniquement si la personne titulaire de la subvention y demeure admissible conformément à la section Maintien de l’admissibilité.

Si l’organisme approuve la demande, il prendra les dispositions voulues pour le transfert de la subvention et fermera le compte de la subvention correspondante à l’ancien établissement administrateur.

Titulaires de subvention

Les organismes examineront les demandes de changement de titulaire de la subvention si les conditions ci-dessous sont remplies.

• La personne titulaire de la subvention ne répond plus aux critères d’admissibilité ou n’est pas en mesure de s’acquitter des responsabilités liées à la subvention.
• Le changement de titulaire ne contrevient pas aux exigences du programme, ni à celles de la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement, ni à toute entente conclue avec l’organisme concerné.
• La personne qui remplace la personne titulaire de la subvention répond aux critères d’admissibilité propres à l’organisme ainsi qu’aux exigences du programme et de la possibilité de financement (voir la section Maintien de l’admissibilité).

Membres de l’équipe

Les titulaires de subvention doivent s’assurer que les membres de leur équipe répondent à tous les critères d’admissibilité applicables énoncés dans la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement et dans toute entente conclue avec l’organisme concerné.

Les établissements administrateurs doivent soumettre la demande de changement visant la personne titulaire de subvention ou membre de l’équipe à l’approbation de l’organisme concerné en remplissant le formulaire Modification d'une subvention.

Les titulaires de subvention doivent informer l’équipe de la subvention de tout changement approuvé.

Les organismes doivent autoriser la cessation de la subvention lorsque la personne titulaire ne répond plus aux critères d’admissibilité conformément à la section Maintien de l’admissibilité ou qu’elle ou il n’est pas en mesure de s’acquitter des responsabilités liées à la subvention.

Les organismes peuvent aussi autoriser la cessation d’une subvention d’établissement lorsque les conditions pour lesquelles le financement a été accordé ne peuvent plus être respectées.

Si cette pratique est applicable et que les modalités de la possibilité de financement l’autorisent, au lieu de mettre fin à la subvention, l’organisme concerné peut approuver la demande de remplacement de la personne titulaire de la subvention ou de transfert de la subvention à un individu admissible faisant partie de l’équipe de la personne titulaire , sur la recommandation de l’établissement administrateur conformément à la section Changement de la composition de l’équipe de la personne titulaire de la subvention.

L’établissement administrateur doit informer l’organisme concerné de la nécessité de mettre fin à la subvention en remplissant le formulaire Modification d'une subvention.

Les organismes peuvent autoriser une période de cessation progressive maximale de six mois pour permettre à la personne titulaire de la subvention de respecter ses engagements en suspens et de payer les dépenses admissibles non réglées. En cas de décès de la personne titulaire de la subvention, la période de cessation progressive est de 12 mois.

Si un engagement va au-delà de la fin de la période de cessation progressive, l’établissement administrateur doit prendre en charge les coûts engagés après cette période.

Si aucune période de cessation progressive n’est autorisée, l’établissement administrateur doit respecter tous les engagements en suspens et payer toutes les dépenses non réglées.