• Définitions
• Rôles et responsabilités
• Processus d’inscription pour les agentes et agents principaux de liaison des bourses
• Rôles et privilèges d’accès
• Attribution ou suppression de rôles
• Processus du concours
• Processus de sélection
• Administration après l’octroi
• Coordonnées

BESRC M

Bourse d’études supérieures en recherche du Canada au niveau de la maîtrise

Bourse

Financement offert ou directement détenu (au nom de la ou du titulaire de la bourse) par le CRSH, le CRSNG ou les IRSC

CRSH

Conseil de recherches en sciences humaines

CRSNG

Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada

Établissement

Établissement postsecondaire canadien qui reçoit un quota pour les BESRC M

Exercice

Période du 1er avril au 31 mars

IRSC

Instituts de recherche en santé du Canada

Organisme

Chacun des trois organismes fédéraux de financement de la recherche, soit le CRSH, le CRSNG et les IRSC

Quota

Nombre de bourses que l’établissement pourrait offrir au nom de chaque organisme au cours d’un cycle de financement

RFB

Rapport financier et de bourses

Titulaire d’une bourse

Personne qui détient une bourse active du CRSH, du CRSNG ou des IRSC

Les établissements sont responsables de ce qui suit :

• respecter l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche;
• respecter les politiques, les lignes directrices et les dates limites qui s’appliquent aux BESRC M;
• administrer le processus de sélection pour octroyer les BESRC M;
• gérer l’état des demandes dans le Portail de recherche, y compris, dans le cas des demandes pour lesquelles un financement a été recommandé, régler l’état des demandes à Offert;
  • Remarque : La décision finale en matière de recommandations de financement revient aux organismes. Une fois que les offres de BESRC M ont été acceptées, les établissements doivent confirmer la liste des bourses dont ils recommandent l’approbation en utilisant le rapport financier et de bourses (RFB) dans l’extranet des bourses des trois organismes.
• administrer les bourses une fois qu’elles ont été approuvées par les organismes;
• assurer le suivi des reports de BESRC M et des fonds connexes;
• rendre compte aux organismes de l’utilisation des fonds des BESRC M et des résultats liés à ces bourses.

Le Portail de recherche offre un guichet unique aux personnes candidates et aux établissements. Il sert à gérer les demandes, les offres de bourses et les annonces des résultats.

Chaque établissement doit désigner une agente ou un agent principal de liaison des bourses. Cette personne peut donner des droits d’accès déterminés aux agentes et agents de liaison des bourses et aux agentes et agents adjoints de liaison des bourses afin qu’ils contribuent au processus de sélection, tel qu’il est indiqué ci-dessous.

Pour vous inscrire à titre d’agente ou agent principal de liaison des bourses, suivez les étapes suivantes :

• Si vous n’avez pas de compte dans le Portail de recherche, vous devez d’abord en créer un.
• S’il y a eu des changements de personnel à l’établissement récemment, il faut en informer les organismes et créer un nouveau compte dans le Portail de recherche.
• Imprimez, remplissez et signez le Formulaire d’inscription au Portail de recherche, à l’extranet des bourses des trois organismes et au rapport financier et de bourses. Le formulaire d’inscription doit être approuvé par la doyenne ou le doyen des études supérieures de votre établissement.
• Envoyez par courriel une copie numérisée du formulaire d’inscription rempli et signé à harmonisation@cgs-besc.gc.ca.

Les organismes vous accorderont le rôle d’agente ou agent principal de liaison des bourses une fois que vous aurez créé votre compte et qu’ils auront reçu votre formulaire d’inscription.

Le portail des établissements au sein du Portail de recherche est un espace de travail électronique sécurisé offert aux agentes et agents de liaison des bourses afin que ces derniers puissent :

• consulter, imprimer et enregistrer les demandes en format PDF;
• gérer le processus d’offre de bourses en fonction des quotas;
• voir les résultats des offres relatives aux bourses;
• voir les avis d’octroi en format PDF.

Remarque : Il ne faut pas utiliser l’adresse de courriel associée au compte de l’agente ou agent de liaison des bourses dans le Portail de recherche pour présenter les lettres de recommandation relatives à une demande de BESRC M, car l’agente ou agent ne pourra pas alors consulter ces lettres dans le Portail de recherche.

L’accès au portail des établissements est prévu pour les trois rôles suivants dans le Portail de recherche :

Cette tâche peut être réalisée uniquement par l’agente ou l’agent principal de liaison des bourses. Avant de commencer, assurez-vous que la personne à qui vous voulez attribuer un rôle possède un compte dans le Portail de recherche.

Pour attribuer un rôle

1. À la page Établissements du Portail de recherche, cliquez sur Agent de liaison des bourses dans le menu au haut de la page, puis cliquez sur Pouvoir d’attribution de rôles, et la page apparaîtra.
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
3. Indiquez l’adresse de courriel de la nouvelle agente ou du nouvel agent de liaison des bourses dans le champ Courriel.
   Remarque : Cette adresse de courriel doit être la même que celle utilisée par l’agente ou agent au moment de son inscription au Portail de recherche.
4. Dans la liste déroulante, sélectionnez l’un ou l’autre des rôles suivants :
   • Agent de liaison des bourses
   • Agent adjoint de liaison des bourses
     Remarque : Les rôles attribués aux agentes et agents de liaison des bourses ne sont pas propres à chaque organisme. Ces personnes pourront voir les demandes présentées aux trois organismes.
5. Cliquez sur Ajouter.

Répétez les étapes 2 à 5 pour ajouter d’autres agentes et agents de liaison des bourses autorisés à l’établissement.

Pour supprimer un rôle

• À la page Pouvoir d’attribution de rôles, sélectionnez le nom de l’agente ou agent de liaison des bourses que vous voulez supprimer de la liste et cliquez sur Supprimer. Un message de confirmation apparaîtra.
• Cliquez sur OK pour supprimer le nom de la liste. La page sera actualisée et le nom de la personne ne figurera plus dans la liste.

Vous aurez accès à la plateforme de présentation des demandes dans les cinq jours ouvrables suivant le lancement du concours.

Ouvrez une session dans le Portail de recherche au moyen de votre adresse de courriel et de votre mot de passe. Les deux onglets suivants apparaîtront : Personne candidate et Établissement (ALB). Dans l’onglet Établissement (ALB), vous pouvez consulter la liste de toutes les demandes présentées à votre établissement.

La page Établissement (ALB) du Portail de recherche est divisée en trois sections :

1. Quotas
2. Sommaire de l’état des demandes
3. État des demandes

Remarque : La première fois que vous accédez à la page Établissement (ALB) du Portail de recherche, vous devez accepter les modalités pour l’agente ou agent de liaison des bourses avant de pouvoir consulter les demandes. Il vous incombe de conserver une copie des modalités acceptées pour vos dossiers.

Chaque établissement admissible reçoit de chaque organisme un quota distinct. Pour en savoir plus, consultez la page Quotas de bourses d’études supérieures en recherche du Canada au niveau de la maîtrise.

Les établissements doivent offrir les bourses en fonction du quota de BESRC M qu’ils reçoivent de chaque organisme pour chaque année de concours. Les quotas ne peuvent pas être transférés à une année de concours ultérieure ni d’un organisme à l’autre.

La section Quotas du Portail de recherche comporte deux parties : Quotas par organisme subventionnaire et Quotas qui restent.

Quotas par organisme subventionnaire

Représentent le nombre de bourses que l’établissement peut offrir au nom de chaque organisme au cours d’un cycle de financement.

Quotas qui restent

Représentent le solde des bourses à offrir relativement aux quotas détenus, à mesure que les offres sont présentées aux personnes candidates retenues au nom de chaque organisme. À mesure que les offres sont présentées, le total des bourses à offrir au nom de chaque organisme diminue en conséquence. S’il ne reste plus de bourses à offrir, le total pour chaque organisme sera de zéro.

Remarque : Les organismes pourront communiquer au besoin avec des établissements afin de leur proposer des bourses supplémentaires destinées à certaines personnes ayant présenté une demande dans le cadre d’une possibilité de financement réservée aux membres de certains groupes désignés. Mentionnons, parmi ces possibilités de financement, l’initiative des universitaires noirs et l’initiative pilote de bourses et suppléments pour universitaires autochtones (candidatures relevant du CRSNG). Les établissements doivent, conformément aux instructions des organismes, offrir les bourses supplémentaires uniquement aux personnes désignées par ces derniers.

Les personnes candidates doivent remplir et présenter leur demande à partir du Portail de recherche au plus tard à la date limite de présentation des demandes, soit le 1er décembre, avant 20 h (HE). Si la date limite tombe un jour de fin de semaine ou un jour férié national, les demandes doivent être présentées au plus tard le jour ouvrable suivant avant 20 h (HE). Les établissements ont accès aux demandes en format électronique (PDF) dans le Portail de recherche.

Pour consulter une demande (état = Reçu par l’administrateur), cliquez sur le titre de la demande que vous souhaitez voir. La page Aperçu de la demande apparaîtra. Dans cette page, vous pouvez exécuter les opérations suivantes :

• Sous la rubrique Demande, cliquez sur Visualiser, et une version imprimable de la demande apparaîtra. Vous ne pouvez pas voir les pièces jointes à cette étape.
• Sous la rubrique Pièces jointes, cliquez sur Visualiser pour voir les pièces jointes en format PDF.
• Sous la rubrique Pièces jointes, cliquez sur Exporter la demande et les pièces jointes en PDF pour voir l’ensemble de la demande, y compris les formulaires de recommandation des personnes répondantes.
• Sous la rubrique CV communs canadiens téléchargés, cliquez sur Visualiser et une version en format PDF du CV commun canadien (CVC) de la personne candidate au concours des BESRC M apparaîtra.
• Sous la rubrique CV communs canadiens téléchargés, cliquez sur Visualiser – version de l’évaluateur et une version en format PDF du CVC de la personne candidate au concours des BESRC M apparaîtra. Les renseignements personnels (comme l’adresse postale ou l’adresse de courriel) ne figurent pas dans le CVC. L’établissement doit se servir de cette version du CVC aux fins de l’évaluation.
• Sous la rubrique Invitations, cliquez sur Visualiser et une version imprimable du Formulaire de recommandation de la personne répondante apparaîtra.

Remarque : Le bouton Inadmissible est activé à cette étape pour permettre aux agentes et agents de liaison des bourses d’attribuer l’état Inadmissible à une demande dans le cadre de la vérification de l’admissibilité des demandes, le cas échéant. Ce changement d’état de la demande entraînera l’envoi automatique d’un courriel à la personne candidate l’informant du changement.

Téléchargement des demandes en bloc

Pour télécharger plus d’une demande à la fois, suivez la marche à suivre ci-dessous :

• Sélectionnez les demandes que vous voulez télécharger en cochant la case à côté du nom de chaque personne candidate et cliquez sur Télécharger les demandes sélectionnées (vous pouvez sélectionner jusqu’à cinq demandes à la fois).
• Un message de vérification s’affichera. Cliquez sur OK.
• Attendez que le système télécharge les demandes dans un fichier autodécompactable. Le temps de téléchargement variera en fonction du nombre de demandes que vous avez sélectionnées et du navigateur Web que vous utilisez.
• Une fois le téléchargement terminé, le message suivant s’affichera dans le haut de l’écran : Vos fichiers compressés sont maintenant présents sur la page Téléchargement de demandes en bloc.
• Cliquez sur le lien de la page Téléchargement des demandes en bloc.
• Sélectionnez le dossier que vous voulez ouvrir et cliquez sur Télécharger.
• Attendez que le système télécharge le dossier autodécompactable dans votre ordinateur. Le temps de téléchargement variera et les messages qui s’afficheront seront différents selon le navigateur Web que vous utilisez.
• Une fois le téléchargement terminé, double-cliquez dans le chemin d’accès aux fichiers : ALB_Votre nom_date.zip > Téléchargement des demandes en BLOC > BESRCM-année
• Dans le dossier BESRCM-année, il y aura un sous-dossier pour chacune des demandes que vous avez sélectionnées.
• Dans le sous-dossier de chaque demande, vous trouverez un document unique en format PDF contenant la demande, les pièces jointes, les lettres de recommandation et la version abrégée du CVC.

Les dossiers autodécompactables affichés seront automatiquement supprimés pendant la nuit. Pour les supprimer vous-même de la page Téléchargement des demandes en bloc, suivez la marche à suivre ci-dessous :

• Sélectionnez les dossiers autodécompactables que vous voulez supprimer en cochant la case à côté de chaque dossier.
• Cliquez sur Effacer les fichiers choisis.
• Un message de vérification s’affichera. Cliquez sur OK.

Utilisation de filtres

Pour filtrer les demandes, entrez une donnée dans le champ de la colonne pertinente, puis sélectionnez le type de filtre en cliquant sur l’icône de filtre. Vous pouvez filtrer en utilisant plus d’une colonne à la fois. Par exemple, on peut voir toutes les demandes qui ont été présentées au CRSNG et dont l’état est Offert en suivant les étapes suivantes :

• Dans la colonne Organisme subventionnaire, entrez CRSNG, puis sélectionnez le type de filtre (p. ex., Contient). Toutes les demandes figureront sur la liste.
• Ensuite, dans la colonne État, entrez le mot Offert, puis sélectionnez le type de filtre (p. ex., Égal à) et toutes les demandes pertinentes figureront sur la liste.

Pour effacer les filtres, cliquez sur l’icône de filtre, puis sélectionnez Pas de filtre. La page s’actualisera.

Remarque : Dans la section État des demandes, la liste des demandes affichée est par défaut celle des demandes présentées dans le cycle de financement en cours. Pour voir les demandes présentées dans le cadre d’un cycle de financement antérieur, sélectionnez l’année correspondante dans la liste déroulante Cycle de financement et la page s’actualisera. Les demandes peuvent être filtrées ou triées selon :

• le nom de famille
• le prénom
• le titre de la demande
• la dernière mise à jour
• l’état
• le département
• l’organisme

Pour trier les demandes, cliquez simplement sur l’un des entêtes de colonne susmentionnés.

Reçu par l’administrateur :

La demande dûment remplie a été présentée à l’établissement par la personne candidate.

Offert :

L’établissement a présenté une offre de bourse à la personne candidate.

Personne candidate substitut :

La demande a été jugée méritoire à l’issue du concours de l’établissement. Toutefois, étant donné que la demande s’est classée sous le seuil de financement, le nom de la personne candidate figure dans la liste des personnes candidates substituts. Si une personne candidate refuse une offre de bourse, les personnes dont le nom figure sur la liste des personnes candidates substituts pourraient recevoir une offre de bourse.

Non offert :

La demande n’a pas été jugée méritoire à l’issue du concours de l’établissement. Aucune offre subséquente ne sera faite à la personne candidate.

Inadmissible :

Selon les critères d’admissibilité énoncés dans la description de la possibilité de financement, la demande présentée a été jugée inadmissible.

Accepté :

L’offre de bourse a été acceptée par la personne candidate.

Décliné :

(a) L’offre de bourse de l’établissement a été refusée par la personne candidate; ou (b) une offre de bourse d’un autre établissement a été acceptée par la personne candidate; par conséquent, l’état de toutes les autres offres passe automatiquement à Décliné; ou (c) l’offre de bourse n’a pas été acceptée par la personne candidate dans les 21 jours suivant la date de l’offre.

Retiré :

L’acceptation de l’offre a été retirée à la demande de la personne candidate.

L’établissement doit s’assurer que la personne candidate est admissible en se fondant uniquement sur l’information présentée dans la demande. Pour en savoir plus sur l’admissibilité, consultez la description des bourses d’études supérieures en recherche du Canada au niveau de la maîtrise  ainsi que les instructions connexes.

Les établissements prennent des décisions concernant l’admissibilité des personnes candidates en se fondant sur les lignes directrices qui s’appliquent aux BESRC M. La personne candidate doit veiller à ce que sa demande soit complète et à ce qu’elle réponde aux normes de l’établissement ou des établissements à qui elle la présente. Les établissements sont tenus de vérifier que la personne candidate n’est pas titulaire ou n’a pas déjà été titulaire d’une bourse au niveau de la maîtrise attribuée par le CRSH, le CRSNG ou les IRSC.

Admissibilité selon la moyenne de première classe

Les établissements peuvent offrir, à leur discrétion, une BESRC M aux personnes candidates qui n’ont pas obtenu une moyenne de première classe.

Admissibilité du programme d’études

Une demande peut être jugée inadmissible si la personne candidate n’a pas présenté une demande d’admission à un programme d’études admissible à l’établissement d’accueil proposé au plus tard à la date limite établie pour ce programme ou si sa demande d’admission a été refusée. Si une personne candidate se trouve sur la liste des personnes candidates substituts, sa demande de BESRC M ne devient pas nécessairement inadmissible. Dans ce cas, l’offre de bourse est conditionnelle à l’admission de la personne candidate au programme d’études pour lequel elle a présenté une demande; cette condition doit être clairement communiquée à la personne candidate en dehors du Portail de recherche pour que celle-ci comprenne bien ce qu’elle implique.

Demandes inadmissibles

Lorsqu’une demande est jugée inadmissible, l’établissement en informe la personne candidate en modifiant l’état de la demande dans le Portail de recherche. Cela peut se faire dès le jour suivant la date limite de présentation des demandes. Dès que l’état de la demande change, le système envoie automatiquement un courriel à la personne candidate afin de l’aviser de ce changement d’état.
Reportez-vous à la section Nouvelle répartition des bourses non utilisées pour en apprendre au sujet des demandes dont l’état devrait être modifié afin d’indiquer Inadmissible - Titulaire.

Sujet de recherche (champ de recherche)

Une demande ne peut pas être jugée inadmissible en raison du sujet de la recherche. Le sujet de recherche proposé doit cadrer avec le mandat de l’un des organismes tel qu’il est prescrit par la loi. Vous trouverez des renseignements supplémentaires sur l’admissibilité du sujet de recherche dans le site Web science.gc.ca. Les établissements doivent tenir compte de ces lignes directrices pour déterminer dans quel champ de recherche s’inscrivent les demandes, c.-à-d. les sciences humaines (CRSH), les sciences naturelles et le génie (CRSNG) ou la santé (IRSC).

Les agentes et agents de liaison des bourses peuvent modifier le choix de la personne candidate dans la section Champ de recherche si ce choix leur semble incorrect.

Les organismes se réservent le droit de vérifier l’admissibilité des demandes pour s’assurer que les lignes directrices applicables sont respectées.

La constitution du ou des comités d’évaluation de l’établissement doit être gérée par la faculté des études supérieures (ou son équivalent). Chaque établissement doit établir le nombre de comités d’évaluation requis pour mener l’évaluation. On s’attend à ce que les comités soient de nature multidisciplinaire et organisés en fonction du champ de recherche (c.-à-d. les sciences humaines, les sciences naturelles et le génie, et la santé) selon les besoins et lorsque cela est justifié (en fonction des quotas de l’établissement).

Des personnes non affiliées à l’établissement d’accueil peuvent être membres des comités d’évaluation, en particulier lorsqu’il s’agit de combler des lacunes relativement aux sujets de recherche en raison de conflits d’intérêts et d’assurer l’évaluation des demandes dans les deux langues officielles.

Les établissements doivent disposer de règles en matière de conflits d’intérêts qui s’appliquent à l’évaluation des demandes de BESRC M et à la sélection des personnes candidates. Les membres des comités d’évaluation doivent accepter de respecter les règles des établissements relatives à la protection de la vie privée, à la confidentialité et aux conflits d’intérêts. Pour en savoir plus, les établissements peuvent consulter la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche, la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En vertu de la Loi sur les langues officielles, les organisations fédérales, dont les trois organismes, doivent respecter le droit des Canadiennes et Canadiens à recevoir les services qu’elles offrent directement ou par l’entremise d’autres organisations dans la langue officielle de leur choix.

Les organismes sont déterminés à promouvoir un accès équitable grâce aux mesures suivantes :

• s’assurer que leurs possibilités de financement permettent la participation de la collectivité de chacune des deux langues officielles;
• offrir aux personnes candidates un accès équitable aux renseignements et aux ressources dans la langue officielle de leur choix;
• promouvoir la participation d’organisations, de chercheuses et chercheurs et d’étudiantes et étudiants de langue officielle minoritaire à leurs programmes, et assurer un suivi à cet égard.

Les demandes peuvent être présentées dans l’une ou l’autre des langues officielles. Par conséquent, les établissements doivent disposer de mécanismes pour être en mesure d’évaluer les demandes qui sont présentées en français et en anglais. Toutes les personnes candidates ont le droit de recevoir des services dans la langue officielle de leur choix.

Au besoin, les établissements peuvent obtenir de l’appui des organismes pour les aider à satisfaire aux normes en matière de prestation de services dans les deux langues officielles.

Le CRSH, le CRSNG et les IRSC ainsi que d’autres organismes canadiens de financement de la recherche sont signataires de la Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche (DORA). Les organismes se sont engagés à assurer l’évaluation rigoureuse de l’excellence dans le financement de la recherche ainsi que la prise en compte et la valorisation d’un vaste éventail de résultats de la recherche dans le processus d’évaluation. Ils poursuivront leurs efforts afin de s’assurer que leurs stratégies, politiques et orientations sont conformes à la DORA.

L’objet de l’évaluation est de déterminer à quelles personnes candidates une BESRC M sera offerte et d’établir le classement des personnes candidates substituts, qui ont présenté une demande méritoire. Les établissements devraient dresser une liste de personnes candidates substituts suffisamment longue pour pouvoir attribuer toutes les bourses comprises dans leur quota, sachant qu’un certain nombre d’offres de bourse seront refusées.

Les établissements doivent mener une évaluation du mérite rigoureuse et transparente pour déterminer à quelles personnes candidates ils doivent offrir une bourse. Seuls les documents présentés dans le Portail de recherche sont pris en compte dans le cadre de l’évaluation du mérite. Les pages excédant le nombre limite sont retirées avant le début du processus de sélection. On demande aux membres des comités d’évaluation de ne pas consulter de sites Web ni de publications pour obtenir des renseignements supplémentaires.

L’évaluation du mérite doit reposer sur les critères de sélection ci-dessous. Chaque critère est pondéré, et les membres de comité doivent tenir compte de tous les critères au moment d’attribuer une note globale à une demande. Les établissements peuvent utiliser leur propre formule de notation pour attribuer une note aux demandes, à condition que la pondération de chaque critère soit respectée. Les établissements ne peuvent pas ajouter de critères à cette liste.

Circonstances particulières : Les membres de comité doivent tenir compte des circonstances particulières qui pourraient avoir eu une incidence sur les travaux de recherche, la carrière, les réalisations en matière d’études ou de recherche ou encore l’obtention du diplôme de la personne candidate. Ces circonstances peuvent comprendre les responsabilités administratives, les congés de maternité, les congés parentaux, l’éducation des enfants, la maladie, l’invalidité, les responsabilités culturelles ou communautaires, le contexte socioéconomique, les traumatismes, les deuils, les responsabilités familiales ou encore les incidences d’une pandémie. Les personnes candidates doivent expliquer leurs circonstances particulières dans la section Circonstances particulières de la demande.

Pour chaque concours, les établissements doivent dresser une liste de personnes candidates à qui une bourse sera offerte. Toutes les personnes candidates admissibles dont la demande a été jugée méritoire, mais s’est classée en deçà du seuil d’attribution des bourses doivent être inscrites sur la liste des personnes candidates substituts. On s’assure ainsi qu’il y aura tout au long de l’année un nombre adéquat de personnes candidates substituts auxquelles une bourse pourrait être offerte et qui seront prises en considération dans la répartition des bourses non utilisées.

Chaque année, au plus tard à la mi-mars, les agentes et agents de liaison des bourses sont en mesure d’inscrire les résultats du concours des BESRC M dans le Portail de recherche. Les organismes communiquent à l’avance et par courriel la date exacte à laquelle les agentes et agents de liaison des bourses peuvent accéder au portail des établissements.

En plus du bouton Inadmissible, trois nouveaux boutons sont affichés dans le Portail : Offert, Personne candidate substitut et Non offert. Il incombe à l’agente ou agent de liaison des bourses de changer l’état de chaque demande, qui indique Reçu par l’administrateur, en cliquant sur l’un de ces quatre boutons.

Les agentes et agents de liaison des bourses doivent s’assurer de sélectionner l’état de la demande qui convient pour chaque candidature. Le système demandera confirmation de chaque sélection, et les changements apportés à l’état ne pourront être annulés.

Les personnes candidates dont la demande est passée à l’état Inadmissible ou Non offert ne pourront pas recevoir d’offre de bourse même si des bourses deviennent disponibles.

Après que l’agente ou agent de liaison des bourses ait accompli cette tâche, aucune demande ne devrait avoir l’état Reçu par l’administrateur.

Lorsque l’état d’une demande est établi, le système envoie un courriel à la personne candidate lui indiquant de vérifier l’état de sa demande. Les modifications à l’état des demandes doivent être apportées au plus tard le 1er avril, date à laquelle les résultats sont annoncés. Le Portail de recherche est le seul moyen par lequel les établissements sont autorisés à faire des offres de bourse officielles.

Les établissements (ou les départements) ne doivent diffuser d’aucune manière les résultats du concours avant le 1er avril (sauf dans le cas des demandes considérées comme étant inadmissibles, puisque les personnes candidates ayant présenté ces demandes sont avisées automatiquement). Les établissements peuvent décider de la date de l’avis en sélectionnant la date à laquelle ils effectueront les changements de statut dans le Portail de recherche.

État : Offert

Lorsqu’un établissement souhaite offrir une bourse à une personne candidate, l’agente ou agent de liaison des bourses doit cliquer sur Offert.

Les personnes candidates disposent de 21 jours à partir de la date de l’offre pour accepter ou refuser celle-ci. Une fois l’offre acceptée, toutes les autres offres actuelles ou éventuelles (le cas échéant) sont refusées automatiquement dans le Portail de recherche, et ces personnes candidates ne sont plus admissibles à d’autres offres.

Lorsqu’une personne candidate accepte une offre de BESRC M dans le Portail de recherche, elle doit sélectionner une date de début de la période de validité de la bourse. Le système génère alors un avis d’octroi des trois organismes qui comprend une lettre de félicitations, les renseignements sur la bourse et les modalités de la bourse. L’avis d’octroi est disponible en format PDF et constitue le document officiel de la ou du titulaire de la bourse. L’avis d’octroi est également affiché dans la page Aperçu de la demande de la personne candidate ainsi que dans le portail des établissements. Les documents officiels sont générés uniquement lorsqu’une personne candidate accepte une bourse.

Remarque : Si la personne candidate sélectionne une date de début incorrecte à l’étape de l’acceptation de l’offre de bourse, l’erreur ne pourra être corrigée dans le Portail de recherche. Au moment d’enregistrer la bourse, l’agente ou agent de liaison des bourses devra entrer la bonne date dans le RFB.

Il incombe aux personnes candidates de consulter régulièrement le Portail de recherche à compter du 1er avril pour voir si les résultats du concours y sont affichés.

L’offre de bourse est considérée comme étant conditionnelle jusqu’à ce que la personne candidate ait officiellement été acceptée dans le programme d’études pour lequel elle a présenté une demande (consultez la section Admissibilité du programme d’études). Si la personne candidate n’est pas admissible à se prévaloir de la bourse à la dernière date de début possible et si elle n’est pas admissible à un report, l’état de sa demande devra être fixé à Inadmissible.

État : Retiré

Si une personne candidate souhaite retirer son acceptation d’une offre de bourse, l’agente ou agent de liaison des bourses doit cliquer sur Retiré. L’agente ou agent doit le faire avant l’activation de la bourse; une fois qu’une offre est acceptée et que la bourse est activée, il n’est plus possible de retirer l’acceptation de la bourse. L’état de la demande indiquera Retiré dans le portail de l’établissement et dans la page Aperçu de la demande. L’état Décliné ne s’applique pas dans ce cas-ci.

Téléchargement de la liste des demandes en format Excel

Dans le portail de l’établissement, l’agente ou agent de liaison des bourses peut télécharger le sommaire de l’état des demandes et la liste des personnes candidates en format Excel. Le téléchargement sera effectué en fonction du dernier filtre ou du dernier tri (p. ex., état : Offert). Pour télécharger, cliquez sur l’icône Excel.

Les établissements peuvent faire des offres aux personnes candidates substituts admissibles si certaines de leurs offres initiales ont été refusées ou retirées après avoir été acceptées (mais avant l’activation de la bourse), jusqu’à ce qu’ils aient épuisé leur quota. Ce processus doit être terminé avant le 31 janvier de l’année civile suivante. Après cette date, même si certaines offres sont alors refusées, les établissements ne peuvent plus faire d’offre aux personnes candidates substituts. Les établissements devraient donc inciter les personnes candidates à accepter ou à refuser leur offre dans le Portail de recherche dans les plus brefs délais.

Les organismes détermineront le nombre de bourses non utilisées avant la date limite, c’est-à-dire le 31 janvier. Afin de maximiser le nombre de BESRC M accordées, les bourses non utilisées seront mises à la disposition d’établissements sélectionnés selon la formule approuvée de répartition des fonds afin qu’ils puissent les offrir à des personnes candidates substituts admissibles avant le 31 janvier. Les établissements devraient demander de façon proactive aux personnes candidates d’accepter ou de refuser rapidement l’offre afin de pouvoir offrir les bourses refusées aux prochaines personnes sur la liste de personnes candidates substituts avant le 31 janvier.

Une fois la nouvelle offre activée, vérifiez si la personne candidate a présenté une demande dans le cadre du concours actuel de BESRC M. Si c’est le cas, modifiez l’état de la demande de l’année en cours pour le faire passer à Inadmissible – Titulaire.

Les appels relatifs aux processus du concours des BESRC M sont gérés au niveau de l’établissement conformément aux politiques de ce dernier en la matière.

Le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche comprend les politiques d’après-octroi qui s’appliquent aux BESRC M.

Les établissements et les organismes partagent des renseignements et des mises à jour à propos des demandes de BESRC M au moyen du RFB, qui est un outil d’établissement de rapports. Bien que le Portail de recherche soit le site officiel pour consigner tous les renseignements, la plupart des changements et l’administration après l’octroi s’effectuent au moyen du RFB. Dans certains cas, les établissements doivent mettre à jour l’état de la personne candidate dans le Portail de recherche avant d’ajouter ou de modifier des renseignements dans le RFB. Un tutoriel donnant un aperçu des étapes de base pour produire le RFB est affiché dans l’extranet des bourses des trois organismes.

Les établissements n’ont accès qu’à leur propre RFB. Les agentes et agents de liaison des bourses peuvent accéder à une liste préalablement établie des demandes présentées à leur établissement à la fin du mois d’avril en sélectionnant le menu déroulant Établissements dans l’extranet des bourses des trois organismes, puis en sélectionnant le RFB du concours courant. Cette liste est basée sur l’information contenue dans le Portail de recherche à la fin du mois d’avril et est mise à jour au besoin par les organismes. Les organismes confirmeront par courriel la date à laquelle le RFB sera accessible pour le concours actuel. Chaque entrée relative aux BESRC M octroyées dans le cadre du concours en cours doit être saisie et mise à jour par l’établissement d’accueil avant que l’organisme puisse transférer les fonds de la bourse.

Les établissements sont invités à terminer le plus tôt possible, dans le RFB, l’entrée des données relatives aux titulaires d’une BESRC M dont la date d’entrée en vigueur est le 1er mai. Après juin, les organismes compilent les données uniquement une fois par mois, le premier jour ouvrable de chaque mois.

Remarque : Toutes les demandes dont l’état indique Accepté, Personne candidate substitut ou Reçu par l’administrateur ont été ajoutées aux listes des établissements et les informations de base ont été préalablement saisies pour faciliter l’entrée des données.

Le RFB comprend six sections :

1. Identification
2. Inscription
3. Congés
4. Cessation
5. Commentaires ou circonstances particulières
6. Suppléments et initiativess

La plupart des champs dans la section Identification sont remplis au préalable et doivent être mis à jour seulement s’il y a modification des modalités de la bourse.

Changement d’organisme

Si l’établissement détermine, au cours du processus de vérification de l’admissibilité, qu’une demande n’a pas été présentée au bon organisme subventionnaire, l’agente ou agent de liaison des bourses devrait choisir le bon organisme dans le menu déroulant.

Changement de nom

Si la ou le titulaire de la bourse indique que son nom a changé, modifiez son nom dans la section Commentaires ou circonstances particulières et assurez-vous qu’il a effectué les mêmes changements dans l’onglet Profil du Portail de recherche.

État de la bourse

Acceptée, Refusée, Interrompue, Congé parental payé, Cessation, Substitut, Reportée, Retirée

1. Modifiez l’état dans le Portail de recherche (uniquement pour les demandes dont l’état est Acceptée ou Déclinée). Ne changez pas l’état dans le Portail de recherche en cas de report, d’interruption ou de cessation de la bourse (après l’activation de la bourse, ceci devrait être fait dans le RFB).
2. Au moyen du RFB, sélectionnez le nouvel état dans le menu déroulant État de la bourse.

Remarque : L’état Déclinée s’applique aux cas où des personnes candidates qui avaient antérieurement accepté l’offre de bourse l’ont refusée à une date ultérieure (avant son activation).

Reporté

Une bourse ne peut pas être reportée après que le paiement a été demandé.

Les titulaires d’une BESRC M peuvent reporter la date d’entrée en vigueur de leur bourse, comme il est précisé dans le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche. Les établissements doivent assurer le suivi des reports de BESRC M et des fonds connexes et en rendre compte dans le RFB :

1. Au moyen du RFB, sélectionnez l’état Reportée pour la ou le titulaire de la bourse dans le menu déroulant État de la bourse.
   • Entrez la date de début prévue et la raison du report dans la section Commentaires ou circonstances particulières.

Département

Entrez le nom du département de la ou du titulaire de la bourse.

Le changement de département ou de faculté au sein d’un même établissement doit être approuvé par celui-ci. Si le changement de département implique une modification des travaux de recherche, veuillez consulter la section Changement de programme d’études, de projet de recherche ou de diplôme pour connaître les mesures à prendre.

À l’aide du menu déroulant, sélectionnez l’état de l’inscription qui convient (Non inscrit, Temps partiel, Temps plein). Consultez le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche pour connaître les raisons valables de détenir une bourse à temps partiel. Les modalités qui s’appliquent alors doivent être décrites dans la section Commentaires ou circonstances particulières du RFB.

L’établissement doit vérifier si la ou le titulaire de la bourse a satisfait à tous les critères d’admissibilité avant de commencer à lui verser les fonds de la bourse.

Est-ce que toutes les exigences en matière d’admissibilité sont satisfaites?

À partir du menu déroulant, sélectionnez :/dt>

1. Oui, si la ou le titulaire de la bourse a satisfait à TOUTES les exigences en matière d’admissibilité.
2. Non, si la ou le titulaire de la bourse n’a pas satisfait à TOUTES les exigences en matière d’admissibilité.

Exigences en matière d’admissibilité:

• La ou le titulaire de la bourse a la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente au Canada ou est une personne protégée en vertu du paragraphe 95(2) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.
• La ou le titulaire de la bourse a été admis sans réserve à son programme d’études au plus tard à la date de début de la BESRC M.
• La ou le titulaire de la bourse est inscrit à temps plein (ou à temps partiel pour une raison valable énoncée dans le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche) selon l’un des scénarios relatifs à l’obtention du diplôme présentés dans la page de la description des bourses d’études supérieures en recherche du Canada au niveau de la maîtrise.

Date de début

À l’aide du menu déroulant, sélectionnez la date de début de la bourse. Indiquez dans cette section du RFB tout changement ayant trait à la date de début de la bourse.

Date de fin

À l’aide du calendrier, sélectionnez la date de fin prévue de la bourse. Vous pouvez également entrer la date manuellement dans le format prescrit (mois/jour/année).

Les titulaires d’une BESRC M sont admissibles à des congés payés et non payés, tel qu’il est indiqué dans le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche.

Date de début et date de fin du congé

Au moyen du calendrier, indiquez la date de début (réelle) et la date de fin (prévue) du congé. Vous pouvez également entrer la date manuellement dans le format prescrit (mois/jour/année).

Est-ce que toutes les exigences en matière de congé parental sont satisfaites?

À l’aide du bouton radio, sélectionnez:

1. Oui, si la ou le titulaire de la bourse a satisfait à toutes les exigences en matière de congé parental pour recevoir le supplément.
2. Non, si la ou le titulaire de la bourse n’a PAS satisfait à toutes les exigences en matière de congé parental pour recevoir le supplément.

Raison du congé

Saisissez la raison du congé.

À l’aide du calendrier, sélectionnez la date à laquelle la bourse a pris fin (requis uniquement dans le cas d’une cessation prématurée). Assurez-vous que les conditions relatives à l’obtention du diplôme énoncées dans le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche ont été satisfaites. Vous pouvez également entrer la date manuellement dans le format prescrit (mois/jour/année).

Tous les commentaires et toutes les circonstances particulières touchant l’admissibilité (p. ex., moyenne de première classe) ainsi que les congés et les changements de nom doivent être consignés dans cette section. La date de début prévue et la raison d’un report doivent être indiquées dans cette section.

Si l’état de la bourse est Refusée, Interrompue, Congé parental payé, Cessation, Reportée ou Retirée, ajoutez un commentaire expliquant la raison du changement de l’état de la bourse.

Suppléments et initiatives

Les organismes fourniront des instructions précises concernant cette section aux établissements concernés, le cas échéant (par exemple, pour l’initiative des universitaires noirs).

Les organismes transfèrent les fonds aux établissements pour les bourses approuvées. Les établissements administrent les bourses tout au long de leur cycle de vie.

Les établissements doivent veiller à ce que toutes les exigences en matière d’admissibilité aient été satisfaites avant de demander un paiement.

Après l’annonce des résultats le 1er avril, il y a un délai pendant lequel les organismes saisissent et transfèrent toutes les offres acceptées du Portail de recherche à leurs bases de données respectives pour créer le RFB. Les établissements doivent saisir les données dans le RFB au plus tard le premier de chaque mois pour que le paiement soit effectué à la fin du mois.

Veuillez noter que le premier paiement après le concours BESRC M sera effectué en juin.

La bourse est destinée à être détenue dans l’établissement qui en a fait l’offre. Des exceptions peuvent être faites dans certaines circonstances (p. ex., responsabilités parentales, raisons médicales, obligations familiales ou circonstances exceptionnelles liées à la supervision) avec l’approbation de l’établissement d’accueil et de l’organisme concerné.

Pour se renseigner sur la possibilité d’autoriser un changement d’établissement, l’agente ou agent de liaison des bourses de l’établissement d’accueil doit communiquer avec l’organisme compétent et lui présenter la raison du changement.

Les organismes effectueront des examens périodiques des processus de sélection des établissements. Ils peuvent communiquer avec les établissements afin de demander que des mesures correctives soient prises s’ils le jugent nécessaire.

Les personnes candidates retenues, les établissements et les organismes bénéficient tous de la sensibilisation du public à la recherche et à la formation en recherche financées par le gouvernement fédéral ainsi que de la promotion de la richesse de cet investissement pour les Canadiennes et Canadiens.

La liste des membres des comités d’évaluation ainsi que des lignes directrices claires sur les conflits d’intérêts et le processus de sélection doivent être établies par l’établissement et affichées dans le site Web de celui-ci.

Les établissements ne doivent pas dévoiler publiquement le nom des personnes candidates retenues pour une BESRC M avant que le gouvernement du Canada en ait fait l’annonce officielle. Les personnes candidates retenues sont autorisées à faire part de la nouvelle de manière confidentielle à leurs amies et amis, aux membres de leur famille et à leurs collègues.

La Politique de communication publique des organismes fédéraux de financement de la recherche s’applique à cette possibilité de financement.

Les organismes demandent aux agentes et agents de liaison des bourses d’utiliser les adresses de courriel suivantes pour communiquer avec eux à propos de toutes les questions liées aux demandes et à l’octroi des bourses :

Pour les questions techniques au sujet du Portail de recherche ou de l’extranet, communiquez avec notre service de dépannage :