L’audit avait pour but d’évaluer le cadre de contrôle de la gestion de l’approvisionnement mis en place pour soutenir les activités, la conformité de l’approvisionnement avec l’ensemble des politiques gouvernementales en matière de passation de marchés et l’efficacité de la fonction d’approvisionnement. L’audit portait sur la période du 1^er avril 2022 au 30 septembre 2024.

Le regard des médias et du public étant de plus en plus attentif, il faut s’assurer que les processus d’approvisionnement du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et du Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) sont équitables, ouverts, transparents et conformes aux politiques du gouvernement du Canada, et que les fonds publics sont dépensés avec prudence.

Le CRSNG et le CRSH ont établi et mis en œuvre des processus et des activités qui favorisent la gestion efficace de l’approvisionnement et qui sont conformes aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor. Certains des processus qui fonctionnent bien incluent :

• Communiquer et mettre en œuvre les politiques du gouvernement du Canada et tout changement dont elles font l’objet
• S’assurer que les propriétaires fonctionnels ayant le pouvoir de signature ont suivi la formation obligatoire
• Faire approuver les marchés par l’autorité déléguée appropriée
• L’évaluation des contrôles internes en matière de rapports financiers de la fonction d’approvisionnement et des comptes créditeurs

L’audit a également permis de déterminer des possibilités d’amélioration pour les processus suivants :

• Finaliser et mettre en œuvre le cadre de gestion de l’approvisionnement
• Assurer des stratégies efficaces de stockage et de conservation des documents
• Concevoir et mettre en œuvre un système de surveillance et de reddition de comptes
• Assurer la publication exacte et complète des contrats de plus de 10 000 $

La finalisation et la mise en œuvre du cadre de gestion de l’approvisionnement permettront d’accroître la maturité de la fonction d’approvisionnement et d’améliorer l’efficacité du processus de passation de marchés.

1. La vice-présidente, Direction des services administratifs communs, doit finaliser, approuver et diffuser le cadre de gestion de l’approvisionnement, mettre à jour les autres documents internes clés et élaborer un plan d’action pour assurer la mise en œuvre efficace et uniforme du cadre.
2. La vice-présidente, Direction des services administratifs communs, doit mettre en place des processus pour veiller à ce que tous les documents qui étayent les décisions d’approvisionnement, démontrent l’optimisation des ressources et confirment l’intégrité des activités d’approvisionnement soient tenus à jour et soient faciles à récupérer.
3. La vice-présidente, Direction des services administratifs communs, doit concevoir et mettre en œuvre un système de surveillance et de production de rapports qui permet :
4. de recueillir, d’analyser et de communiquer les données clés pour appuyer les décisions, ainsi que de déterminer les tendances et les possibilités d’amélioration;
5. d’être à l’affût des fraudes;
6. d’évaluer le rendement des fournisseurs et d’en faire rapport.

Ces exigences doivent faire partie intégrante du cadre de gestion de l’approvisionnement.

1. La vice-présidente, Direction des services administratifs communs, doit mettre en place des contrôles supplémentaires pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité des rapports sur la divulgation proactive.

L’audit a été mené conformément à la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Toran Karimi
Dirigeante principale de l’audit

Responsable de l’audit interne : Paapa Abekah

Auditeur principal : Mathieu Turriff

Auditeur interne principal : Daniel Murphy

Auditeur interne principal : Samir Harrabi

Le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH), ci-après appelés les organismes, appuient et favorisent la recherche et la formation en recherche dans leurs domaines respectifs au moyen de subventions, de bourses de recherche et de bourses d’études. Les organismes rendent compte au Parlement par l’entremise de la ministre de l’Industrie et ministre responsable de Développement économique Canada pour les régions du Québec.

Les deux organismes sont desservis par la Direction des services administratifs communs (DSAC). Cette dernière est responsable de la division des Finances, de laquelle relève la Division de l’approvisionnement, de la passation de marchés et de la gestion du matériel (DAPMGM). La DAPMGM gère l’acquisition de biens et de services pour les organismes, tels que le matériel informatique, les fournitures de bureau, le mobilier, les services de consultation professionnelle et les services d’entrepreneurs. Le plus récent audit de l’approvisionnement des organismes a été effectué en 2013.

Les activités d’approvisionnement sont essentielles pour que les organismes puissent atteindre leurs objectifs. Au cours de la période visée par l’audit, plus de 1 000 contrats d’une valeur totale d’environ 30,6 millions de dollars ont été conclus.

Au sein du gouvernement du Canada, l’approvisionnement est régi par un ensemble d’instruments, notamment des lois, des politiques, des règlements et des directives. Ces instruments comprennent, entre autres, la Directive sur la gestion de l’approvisionnement, la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers et le Guide de la publication proactive des marchés du Conseil du Trésor.

Avant avril 2023, les organismes utilisaient FreeBalance pour gérer les transactions financières, les processus opérationnels et les données, y compris les activités d’approvisionnement de la DAPMGM. Depuis le 1^er avril 2023, les organismes utilisent SAP (aussi connu sous le nom de SAP-IRIS), dont le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est le fournisseur de services. SAP-IRIS regroupe le logiciel SAP pour les transactions financières et salariales, SAP Web Intelligence (WebI) pour les rapports financiers ainsi que l’infrastructure technique connexe.

Grâce à SAP, les organismes ont accès à de nouvelles options qui facilitent la surveillance financière et les processus opérationnels, ainsi qu’à des contrôles internes supplémentaires. Un projet de migration du système financier a permis de transférer les données de FreeBalance à SAP et d’évaluer les avantages opérationnels après la mise en œuvre. Ce changement, survenu au milieu de la période visée par l’audit, a été pris en compte lors de la définition de la portée et des critères.

Depuis la mise en œuvre de SAP, l’équipe de l’approvisionnement s’est employée à améliorer ses contrôles et ses processus. De plus, le contexte de l’approvisionnement a changé au cours de la dernière année, le regard des médias et du public étant de plus en plus attentif, ce qui a augmenté la pression exercée et exigé la mise en place d’autres contrôles.

Compte tenu de l’attention accrue portée aux marchés publics, la présidente du Conseil du Trésor a annoncé que le Bureau du contrôleur général (BCG) allait effectuer un audit horizontal afin d’évaluer la gouvernance, la prise de décisions et les contrôles associés aux marchés de services professionnels. Les organismes n’étaient pas visés par l’audit horizontal. Toutefois, dans le cas des ministères et organismes non visés par l’audit, le BCG a demandé à ce que leurs dirigeants principaux de la vérification ajoutent un examen des contrôles internes et de la gouvernance de l’approvisionnement au plan d’audit axé sur les risques de leur organisation si aucun examen n’avait été effectué au cours des 12 mois précédents.

L’autorisation de mener l’audit découle du plan d’audit axé sur les risques approuvé par le CRSNG et le CRSH pour les exercices 2024-2025 à 2026-2027. Ce plan a été recommandé par le Comité de l’audit externe et approuvé par les présidents du CRSNG et du CRSH le 15 juillet 2024.

L’audit avait pour but d’évaluer le cadre de contrôle de la gestion de l’approvisionnement mis en place pour soutenir les activités, la conformité de l’approvisionnement avec l’ensemble des politiques gouvernementales en matière de passation de marchés et l’efficacité de la fonction d’approvisionnement.

L’audit, qui portait sur la période allant du 1^er avril 2022 au 30 septembre 2024, visait à déterminer si les organismes avaient mis en place un cadre de contrôle de gestion approprié et efficace pour appuyer les activités de passation de marchés et d’approvisionnement, notamment les éléments suivants :

• Gestion de la fonction de passation de marchés et d’approvisionnement
• Prise en compte appropriée des risques tout au long du cycle de passation de marchés et d’approvisionnement
• Contrôles internes dans le cadre des processus de passation de marchés et d’approvisionnement, y compris la conformité aux politiques et procédures pertinentes

Par ailleurs, l’audit n’a pas porté sur les cartes d’achat, les remboursements aux employés, les frais de déplacement et d’accueil, les marchés relevant de Services partagés Canada ou de Services publics et Approvisionnement Canada (p. ex. les contrats relatifs à la Solution de gestion des subventions des trois organismes) ainsi que les protocoles d’entente conclus avec d’autres ministères.

La méthodologie utilisée pour mener l’audit de l’approvisionnement était la suivante :

• Réalisation de 20 entrevues avec des employés des organismes chargés de l’approvisionnement et des finances, ainsi que d’autres intervenants clés
• Examen de la documentation, des lignes directrices et des procédures des organismes ainsi que des instruments de politique et des textes législatifs pertinents
• Passage en revue des principaux contrôles et des processus
• Examen et mise à l’essai d’un échantillon de 50 dossiers d’approvisionnement
• Analyse des données afin de cerner les tendances et d’appuyer l’échantillon de dossiers à tester

Au cours de l’audit, l’équipe d’audit interne a observé, au sein de la DAPMGM, des secteurs clés qui fonctionnent bien et qui contribuent à améliorer la maturité de l’organisation. Ces secteurs sont les suivants :

• Les organismes ont mis sur pied deux nouveaux comités de surveillance dans le but d’établir des mécanismes officiels d’examen et de remise en question des achats.
• Les organismes ont établi un exercice annuel de planification de l’approvisionnement.
• Les organismes ont élaboré la Stratégie d’approvisionnement auprès d’entreprises autochtones (SAEA).

• Les propriétaires fonctionnels et les agents d’approvisionnement doivent suivre la formation sur la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers (DPSDF) avant d’obtenir le pouvoir délégué et doivent suivre la formation de nouveau tous les cinq ans.
• Les principaux changements apportés aux rôles, aux responsabilités et aux obligations redditionnelles sont communiqués en temps opportun aux intervenants.
• L’équipe de l’approvisionnement est expérimentée, bien informée et fournit des conseils aux intervenants concernés au besoin.

• Mise en œuvre de contrôles au niveau des transactions et de l’organisation
• Mise en œuvre d’une liste de vérification de l’assurance de la qualité pour s’assurer que les étapes clés sont franchies au cours du processus d’approvisionnement
• Surveillance effectuée par les agents d’approvisionnement pour garantir l’utilisation des mécanismes d’approvisionnement appropriés ainsi que des outils et des mécanismes d’approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)
• Évaluation périodique des contrôles internes en matière de rapports financiers de la fonction d’approvisionnement et des comptes créditeurs

Bien que les organismes aient mis en œuvre des processus pour assurer la conformité aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada, il y a des possibilités d’amélioration en ce qui concerne la documentation et la publication des processus actuels qui sont mis à la disposition des propriétaires fonctionnels.

Conformément à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor, les ministères et les organismes doivent établir, mettre en œuvre et tenir à jour un cadre de gestion de l’approvisionnement, qui se compose de processus, de systèmes et de contrôles. La directive vise à s’assurer que les approvisionnements en biens, en services et en construction permettent de se procurer les actifs et les services nécessaires pour faciliter l’exécution des programmes et la prestation de services aux Canadiens, tout en assurant l’optimisation des ressources pour l’État.

Les organismes ont établi et consigné une structure claire pour la gestion de l’approvisionnement. Un système de comités à deux niveaux a également été créé, puis approuvé en juin 2024, dans le but d’établir et de maintenir un mécanisme officiel d’examen et de remise en question des achats. La planification de l’approvisionnement en services professionnels a été intégrée aux mandats des comités de la haute direction existants.

Le Comité d’examen des contrats (CEC) (niveau 1) a été mis sur pied pour veiller à ce que les activités de passation de marchés soient menées de manière équitable, ouverte et transparente, dans le respect des règlements, des politiques, des directives et des pratiques exemplaires en vigueur. Le Comité d’examen stratégique de l’approvisionnement (CESA) (niveau 2) a été mis sur pied pour effectuer un examen stratégique des plans d’approvisionnement annuels ainsi que des activités d’approvisionnement à risque élevé des deux organismes en vue d’établir des liens avec les objectifs du gouvernement en matière d’approvisionnement.

En ce qui concerne les comités de gouvernance, l’audit n’a pas permis d’évaluer s’ils étaient efficaces et s’ils assuraient une surveillance adéquate, étant donné qu’ils ont été mis sur pied récemment. Toutefois, l’audit a permis de constater que chacun de ces comités dispose d’un mandat qui décrit ses rôles, ses responsabilités, ses obligations redditionnelles, ses attributions et sa composition.

Le CRSNG et le CRSH mettent divers documents à la disposition des employés sur l’intranet. Ces documents comprennent, entre autres, la politique interne du CRSNG et du CRSH sur les marchés, le processus de présentation des demandes d’approvisionnement au bureau des approvisionnements et des lignes directrices à l’intention des évaluateurs pour évaluer les soumissions. Il est également possible d’accéder aux directives, aux politiques et aux lignes directrices du Conseil du Trésor au moyen d’hyperliens fournis sur l’intranet du CRSNG et du CRSH.

La dernière mise à jour de la politique interne sur les marchés du CRSNG et du CRSH remonte à 2015. Cette mise à jour visait à communiquer au personnel les cadres législatifs, réglementaires et stratégiques afin d’appuyer efficacement la fonction d’approvisionnement.

À la suite de l’élaboration et de la mise en œuvre de cette politique interne, le Conseil du Trésor a annulé sa Politique sur les marchés en mai 2021 et l’a remplacée par la Directive sur la gestion de l’approvisionnement (« la Directive »). D’autres modifications importantes ont également été apportées à cette directive, notamment : procédures obligatoires pour les contrats attribués à des entreprises autochtones (avril 2022); intégration des droits de la personne, de l’environnement ainsi que de la gouvernance sociale et organisationnelle dans l’approvisionnement (avril 2023); nouveaux règlements sur la publication proactive des contrats (juin 2023); nouveaux règlements sur les valeurs et l’éthique et les services professionnels (mai 2024). Lorsque ces changements importants ont été apportés à la Directive, la DAPMGM les a communiqués par courriel et au moyen de présentations aux comités de la direction et de la haute direction. Les formulaires et les modèles ont également été mis à jour pour tenir compte des nouvelles exigences.

Les sections de la politique interne sur les marchés des organismes qui présentent des différences notables avec la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor sont les suivantes :

• Contrats avec d’anciens fonctionnaires
• Limites contractuelles
• Commandes subséquentes à des offres à commandes et arrangement en matière d’approvisionnement
• Éthique et services professionnels
• Clauses d’annulation
• Marchés attribués aux entreprises autochtones
• Divulgation proactive

Même si la politique interne sur les marchés du CRSNG et du CRSH ne reflète pas entièrement la Directive, les processus et les activités d’approvisionnement sont généralement conformes aux exigences de la Directive.

Les politiques ou autres documents d’orientation désuets augmentent le risque d’incohérence et de non-conformité aux directives du Conseil du Trésor et aux processus internes des organismes. Il peut en résulter des inefficacités opérationnelles, car il faut compter davantage sur le personnel chargé de l’approvisionnement pour des conseils au cas par cas. L’absence de mises à jour en temps opportun peut entraîner de la confusion, des attentes floues et un manque de responsabilité.

Les organismes ont élaboré un cadre de gestion de l’approvisionnement en juillet 2024, mais celui-ci n’a pas été achevé, approuvé, communiqué ou mis en œuvre.

L’ébauche de cadre repose sur le Guide pour établir un cadre de gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor. Elle comprend des activités et des extrants détaillés pour sept composantes principales : harmonisation et structure organisationnelles; gouvernance; capacité de l’effectif; gestion des risques; prestation de services; apprentissage continu et innovation; surveillance des résultats et production de rapports sur ceux-ci. Elle a été liée à des documents d’orientation, comme le guide du gestionnaire sur l’approvisionnement en services professionnels et la politique interne sur les marchés, dans lesquels sont définis les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles.

Les organismes ont fait des progrès importants dans l’élaboration de l’ébauche du cadre de gestion de l’approvisionnement, mais celui-ci n’a pas été achevé, communiqué ou mis en œuvre. Même si certains éléments fonctionnent déjà, le fait que le cadre ne soit pas encore achevé et mis en œuvre entraîne plusieurs risques, tels que des inefficacités, des problèmes de conformité et des processus fragmentés. Cette situation pourrait nuire à l’affectation des ressources aux secteurs critiques et éventuellement compromettre l’efficacité des activités d’approvisionnement pour gérer les risques et atteindre les objectifs.

Les organismes ont mis en place des contrôles pour la délégation du pouvoir de dépenser aux autorités contractantes et aux responsables de projet. Avant d’obtenir les pouvoirs conférés en vertu de l’article 41 ou de l’article 32, tous les agents d’approvisionnement et les propriétaires fonctionnels doivent suivre la formation interne sur la DPSDF, comme l’exigent les organismes. Les agents d’approvisionnement doivent également suivre d’autres formations obligatoires élaborées par le Conseil du Trésor et dispensées par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). Il s’agit notamment des cours intitulés Principes fondamentaux de l’approvisionnement et Considérations autochtones en matière d’approvisionnement.

Avant d’obtenir les pouvoirs conférés en vertu de l’article 32, les titulaires de ces postes doivent également réussir la formation sur la DPSDF dispensée par l’EFPC, puis la suivre de nouveau tous les cinq ans. Avant la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers, l’équipe des Finances transmet à la division des ressources humaines une liste de participants à la formation interne sur la DPSDF. De plus, dans le cadre du programme de gestion du rendement, l’équipe des ressources humaines fournit des rapports de surveillance aux directeurs. Ces rapports comprennent le taux d’achèvement de la formation pour leur division et la liste des membres du personnel. Une fois que la formation obligatoire sur la DPSDF a été suivie, MesRHGC est mis à jour.

Les organismes ont également mis au point une formation interne facultative sur l’approvisionnement, dont le document d’information est accessible sur la page intranet des organismes. Cette formation, offerte chaque trimestre, présente les principes fondamentaux du processus d’approvisionnement des organismes et est mise à jour dès que des changements importants sont apportés aux politiques.

Il convient de noter que la formation dispensée par l’EFPC ou les organismes ne contient pas d’information sur les risques de fraude en matière d’approvisionnement. Les agents d’approvisionnement et les propriétaires fonctionnels jouent un rôle essentiel pour protéger les organismes contre les fraudes potentielles en matière d’approvisionnement. Lorsque les membres du personnel connaissent les stratagèmes courants de fraude en matière d’approvisionnement et les signaux d’alarme, ils peuvent reconnaître les actes répréhensibles et les signaler aux instances compétentes, au besoin.

La vice-présidente, Direction des services administratifs communs, doit finaliser, approuver et diffuser le cadre de gestion de l’approvisionnement, mettre à jour les autres documents internes clés et élaborer un plan d’action pour assurer la mise en œuvre efficace et uniforme du cadre.

La direction accepte la recommandation.

Plan d’action :

• Achever et approuver l’ébauche de cadre de gestion de l’approvisionnement (CGA)
• Diffuser la version définitive du cadre au personnel et l’ajouter à la page intranet de l’approvisionnement
• Mettre à jour et simplifier les principaux documents internes de politique et d’orientation (p. ex. politique sur les marchés, modèles, procédures) de sorte à les harmoniser avec les exigences du Conseil du Trésor sans les dupliquer
• Élaborer un plan de mise en œuvre par étape comprenant des jalons, des paramètres de mesure du rendement et des mesures d’atténuation des risques
• Mettre en œuvre une campagne interne de communication et de mobilisation pour faire connaître le CGA et favoriser l’adoption de celui-ci
• Améliorer le cours « Approvisionnement 101 » à l’intention des agents d’approvisionnement et des responsables des achats en y intégrant des éléments de la politique interne et du CGA
• Fournir un soutien continu et des séances de formation d’appoint périodiques pour assurer l’application cohérente des politiques et des contrôles
• Mettre en place un processus de rétroaction pour peaufiner le cadre et le matériel de formation en fonction des leçons retenues et des commentaires des utilisateurs

Des processus ont été mis au point et ceux-ci fonctionnent dans l’ensemble. Toutefois, il est possible d’améliorer la gestion et la conservation des documents afin d’assurer l’exhaustivité et la disponibilité de tous les documents clés à l’appui des décisions.

Dans le cadre de certaines activités d’approvisionnement, les organismes doivent collaborer avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour la passation de marchés visant des services dont la valeur prévue est de plus de 3,75 millions de dollars, des biens de plus de 25 000 $ ainsi que certains services, et avec Services partagés Canada (SPC) pour la passation de marchés visant des logiciels et du matériel de TI. Pour tous les autres contrats, la DAPMGM a mis en place des procédures et des contrôles pour sélectionner les mécanismes d’approvisionnement appropriés, conformément à la Directive du Conseil du Trésor et en fonction de multiples facteurs tels que la valeur en dollars, le type de bien ou de service acquis et les clauses complexes du contrat.

La DAPMGM a également élaboré des critères pour évaluer si un marché potentiel présente un risque élevé ou une complexité élevée. Ces critères permettent de veiller à la prise en compte de tous les risques connexes et de l’attribution de ces cas aux agents d’approvisionnement les plus expérimentés. Il existe différents facteurs permettant de repérer les contrats très risqués ou très complexes, tels que les contrats de grande valeur, ceux qui peuvent attirer l’attention du public ou ceux qui sont pluriannuels ou assortis d’années d’option.

Lorsqu’elles reçoivent une demande, les autorités contractantes vérifient que le chargé de projet est titulaire du pouvoir de signature en vertu de l’article 32 à l’aide d’un module sur la DPSDF mis en œuvre dans SAP qui énumère les titulaires actuels de ce pouvoir.

Les processus contractuels à fournisseur unique doivent être justifiés à l’aide du formulaire de certification de fournisseur unique et d’appel d’offres limité. Les contrats concurrentiels sont soumis à un processus de demande de soumissions, d’évaluation et d’attribution au soumissionnaire qui répond le mieux aux critères d’évaluation. Les propriétaires fonctionnels élaborent l’énoncé des travaux, dans lequel sont énumérés les livrables, les échéanciers et les critères d’évaluation. Les autorités contractantes utilisent l’énoncé des travaux pour élaborer les demandes de propositions, qui sont diffusées par les voies appropriées.

Pour chaque demande de propositions, trois évaluateurs indépendants sont sélectionnés pour noter chaque soumission. Chaque évaluateur doit signer une déclaration de conflit d’intérêts pour attester de l’absence de conflit potentiel, remplir et consigner l’évaluation de manière indépendante, puis participer à une réunion de consensus. Par la suite, les résultats de la réunion de consensus sont consignés dans un document que signent tous les évaluateurs comme preuve de leur accord.

Alors que les évaluateurs des marchés concurrentiels doivent remplir une déclaration de conflits d’intérêts, ils n’ont pas à le faire pour les marchés à fournisseur unique. Pour contribuer à améliorer la transparence et l’intégrité du processus d’approvisionnement, il conviendrait de faire signer une déclaration de conflit d’intérêts aux propriétaires fonctionnels pour les contrats à fournisseur unique également.

Dans le cadre de l’audit, 50 contrats ont été sélectionnés et évalués en ce qui a trait à la planification de l’approvisionnement, à la demande de soumissions, à l’évaluation des soumissions, à l’approbation et à l’attribution des contrats, aux modifications aux marchés ainsi qu’à la documentation et à la gestion globales des contrats. Les résultats sont les suivants :

Ce qui fonctionne bien

• Tous les dossiers contractuels comprennent les demandes de contrat requises.
• Tous les contrats ont été approuvés par l’autorité déléguée appropriée.
• Tous les contrats concurrentiels comportaient des clauses et des conditions générales qui ont été communiquées lors de la demande de soumissions.
• La plupart des dossiers contractuels démontrent que l’approche appropriée a été utilisée en matière d’appel d’offres.
• La plupart des dossiers de contrats concurrentiels comprennent des déclarations de conflit d’intérêts signées.
• La plupart des dossiers contractuels suivaient la même structure normalisée pour la conservation des documents.

Points à améliorer

• Dans quelques cas, les livrables n’étaient pas clairement définis dans l’énoncé des travaux et les autorisations de tâches.
• Dans quelques cas, les contrats ne comportaient aucune clause d’annulation.
• Dans quelques cas, il était difficile de déterminer si tous les soumissionnaires avaient reçu les mêmes renseignements en temps opportun.
• Dans certains cas, les évaluateurs n’avaient pas consigné de notes détaillées dans les feuilles d’évaluation.
• Dans de nombreux cas, la justification des modifications n’était pas toujours claire.
• Dans de nombreux cas, il manquait des formulaires d’évaluation par consensus signés.

Remarque :

• « La plupart des dossiers contractuels » représente plus de 95 % des dossiers.
• « Dans de nombreux cas » représente entre 25 % et 35 % des dossiers.
• « Dans certains cas » représente entre 15 % et 25 % des dossiers.
• « Dans quelques cas » représente entre 5 % et 15 % des dossiers.

Pour certains aspects du processus, comme la justification des modifications et la transmission en temps opportun des mêmes renseignements à tous les soumissionnaires, des documents avaient été égarés et ont été trouvés après l’audit.

Conformément à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor, les autorités contractantes doivent créer et tenir à jour des registres d’approvisionnement exacts et complets en vue de faciliter les activités de surveillance et d’audit de la gestion. Il est important de s’assurer que les documents clés sont conservés dans les dossiers contractuels appropriés pour appuyer les décisions, démontrer l’optimisation des ressources et confirmer que le processus d’approvisionnement a été mené avec intégrité. Sans ces documents clés, les organismes pourraient avoir de la difficulté à répondre aux questions concernant l’attribution d’un contrat.

Cette observation ne signifie pas nécessairement que ces éléments probants n’existaient pas au moment de l’attribution du contrat, mais seulement qu’ils ne figuraient pas dans les dossiers contractuels au moment de l’audit.

Les « contrôles clés » désignent les activités les plus importantes qui permettent de s’assurer que les transactions sont équitables, conformes aux politiques gouvernementales et conformes aux objectifs des organismes. La direction a mis en place des contrôles au niveau des transactions et des contrôles au niveau de l’entité tout au long du processus d’approvisionnement. Ces contrôles servent de mesures de protection pour assurer une intégrité accrue du processus d’approvisionnement. Ces contrôles comprennent la modernisation du processus d’approvisionnement pour suivre les changements constants et importants apportés aux politiques, l’utilisation d’outils pour simplifier le processus de passation de marchés et éviter les erreurs, l’automatisation des autorisations pour aider à valider l’approbation de la DPSDF et un processus de gestion des risques qui permet de déterminer le niveau de risque contractuel. De plus, au titre d’un autre contrôle mis en place, l’équipe du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est la seule à pouvoir créer de nouveaux fournisseurs dans SAP, ce qui assure une séparation efficace des tâches.

Les contrôles au niveau des transactions comprennent une liste de vérification continue qui sert d’outil d’assurance de la qualité. Ils comprennent également un processus d’examen par les pairs avant la création d’un bon de commande et un processus d’approbation de la demande de soumissions pour s’assurer que tous les documents pertinents sont au dossier. Ces contrôles ont été mis en œuvre au fil du temps et sont mis à jour à mesure que la fonction d’approvisionnement évolue.

La direction n’a pas officiellement indiqué quels contrôles sont considérés comme clés au-delà de ceux figurant dans le cadre de la surveillance de l’information financière. L’équipe de l’approvisionnement peut rationaliser les processus et s’assurer que les ressources sont utilisées efficacement en indiquant quels sont les contrôles clés.

La vice-présidente, Direction des services administratifs communs, doit mettre en place des processus officiels pour veiller à ce que tous les documents qui étayent les décisions d’approvisionnement, démontrent l’optimisation des ressources et confirment l’intégrité des activités d’approvisionnement soient tenus à jour et soient faciles à récupérer.

La direction accepte la recommandation.

Plan d’action :

• Améliorer le protocole de gestion des documents (liste de vérification) en précisant la documentation requise pour chaque étape de l’approvisionnement et s’assurer qu’elle est vérifiée par des pairs
• Établir un cadre pour attester de l’acceptation des confirmations du propriétaire fonctionnel par l’agent d’approvisionnement
• Établir et consigner les conventions d’appellation des fichiers pour la structure de classement
• Fournir des conseils et de la formation aux agents d’approvisionnement et aux propriétaires fonctionnels sur les attentes en matière de conservation des documents (signatures, classement, etc.)
• Effectuer des contrôles périodiques d’assurance qualité pour assurer la conformité

Les organismes n’analysent pas régulièrement l’information ou les données qui pourraient aider à cerner les tendances, à appuyer la prise de décisions, à examiner le rendement des fournisseurs, à surveiller les actes répréhensibles potentiels ou à déterminer les possibilités d’amélioration continue.

En avril 2023, il y a eu une migration de FreeBalance à SAP. Depuis, les organismes font partie du groupe d’utilisateurs SAP-IRIS. Le groupe rassemble 25 ministères du gouvernement du Canada qui utilisent chacun une plateforme SAP semblable et des fonctionnalités normalisées, mais des configurations différentes. Des propositions de changements importants à la configuration doivent être approuvées par le groupe. La situation pourrait engendrer des difficultés pour les organismes, car le modèle de la DSCA comporte une exigence unique en matière de rapports qui n’est pas nécessaire pour la plupart des autres ministères du groupe.

Au moment du changement de système financier, la DAPMGM a déterminé que 135 contrats figurant dans FreeBalance étaient visés par la migration, et que 21 autres contrats devaient être saisis dans SAP (contrats créés près de la date de mise en service, donc non saisis dans FreeBalance). Les données ont été saisies manuellement dans SAP par le personnel chargé de l’approvisionnement.

Même si l’équipe de l’approvisionnement a utilisé Microsoft Excel pour consigner les nouveaux contrats à créer dans SAP lors de la mise en service, il n’y a pas eu de comparaison officielle entre la liste de fin de contrats dans FreeBalance et la liste d’ouverture de contrats dans SAP-IRIS après la mise en service. Cependant, le risque de données inexactes et incomplètes dans SAP est faible, car toute erreur aurait probablement déjà été détectée compte tenu du petit nombre de contrats saisis manuellement.

Les équipes des finances et de l’approvisionnement continueront d’utiliser FreeBalance pour récupérer les données historiques de certains contrats jusqu’en 2028-2029. Par la suite, le logiciel et les bases de données FreeBalance devraient être mis hors service.

Les organismes ont établi et communiqué des normes de service. Celles-ci comprennent les objectifs de rendement quant au temps requis pour traiter chaque type d’approvisionnement, y compris les contrats pour lesquels SPAC ou SPC doivent intervenir. Ces normes de service sont mises à jour pour tenir compte de tout changement apporté aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor qui pourrait avoir une incidence sur le temps requis pour traiter les demandes d’approvisionnement. L’établissement et la surveillance de normes de service peuvent servir à évaluer l’efficacité de la fonction d’approvisionnement, à déterminer les points à améliorer et à appuyer la prise de décisions.

À l’heure actuelle, les délais prévus dans les normes de service ont été fixés en fonction de l’ensemble du processus d’approvisionnement, mais il est possible de mesurer les normes de service à chaque étape du processus, comme la publication de la demande de propositions, l’évaluation des soumissions, les demandes relatives aux exigences en matière de sécurité et la confirmation de ces exigences, ou la négociation et la signature d’un contrat. Étant donné que la norme n’est pas divisée en étapes nécessitant de recueillir les commentaires du client ou de faire intervenir d’autres divisions, telles que la sécurité, elle réduit le contrôle de la DAPMGM et la capacité de celle-ci à déterminer les occasions d’amélioration.

Même si les agents de négociation des contrats saisissent les dates clés de la passation des marchés, comme la date de la demande et la date d’attribution du contrat, dans un document partagé sur SharePoint, il n’y a eu ni surveillance officielle ni rapport sur les normes de service pendant la période visée par l’audit. La DAPMGM a indiqué qu’elle est en train de mettre en œuvre un logiciel de gestion des services (logiciel de réception) pour gérer les demandes d’approvisionnement. Ce logiciel devrait faciliter la production de rapports sur les normes de service en faisant le suivi des dates clés du processus d’approvisionnement au moyen d’un système automatisé.

Les besoins en matière de rapports sur l’approvisionnement ainsi que les données et l’information à l’appui des décisions et des exigences en matière de rapports sont en cours de définition, d’élaboration et de mise en œuvre. À l’heure actuelle, les données et les rapports ne sont pas recueillis et analysés pour détecter les erreurs et les anomalies ou repérer les signaux d’alarme ou les actes répréhensibles potentiels. De plus, cette information n’est pas recueillie pour consigner et suivre le rendement des fournisseurs, ce qui fait partie de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor. À l’heure actuelle, la collecte de données et d’information sur l’approvisionnement à des fins de production de rapports est limitée et sert principalement à des fins de divulgation proactive. Dans les cas où des propriétaires fonctionnels déposeraient des plaintes sur le rendement des fournisseurs, la DAPMGM inclura les renseignements dans le dossier contractuel, mais il n’y a pas de répertoire central pour conserver ces renseignements afin d’améliorer la gestion du rendement des fournisseurs et d’améliorer la détection des actes répréhensibles potentiels.

SAP-IRIS comporte certaines limites. Entre autres, même s’il existe des rapports standard accessibles dans SAP et WebI, aucun rapport SAP n’est disponible pour les contrats de la DSCA, car l’instance de SAP-IRIS n’est pas en mesure de fournir des rapports provenant des deux organismes. Par conséquent, les organismes combinent manuellement les rapports du CRSNG et du CRSH pour créer leurs propres rapports de la DSAC. La direction entend préparer des tableaux de bord à l’aide de PowerBI et prévoit que ces améliorations seront mises en œuvre en 2025-2026.

Conformément à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor, les ministères et organismes fédéraux doivent publier de manière proactive les renseignements des contrats dont la valeur est égale ou supérieure à 10 000 $, et ce, chaque trimestre. Depuis la migration vers SAP, les organismes utilisent un rapport SAP spécialement conçu pour la production de rapports sur la divulgation proactive. Celui-ci recense les contrats d’une valeur supérieure à 10 000 $ et les modifications à un contrat qui lui ferait dépasser ce seuil. L’examen d’un échantillon de contrats a permis de constater qu’environ 8 % des contrats qui auraient dû être publiés de manière proactive ne l’ont pas été.

Les raisons en sont les suivantes :

• Le rapport fourni par WebI n’inclut pas toujours les contrats avec les nouveaux fournisseurs immédiatement après leur création.
• Il y a parfois des erreurs au moment du téléchargement de l’information sur le site Web Gouvernement ouvert.

Les organismes doivent examiner leurs processus pour s’assurer que les contrats publiés sont exacts et complets afin d’éviter toute incidence négative sur la réputation des organismes ainsi qu’une perte de confiance du public.

La vice-présidente, Direction des services administratifs communs, doit concevoir et mettre en œuvre un système de surveillance et de production de rapports qui permet :

• de recueillir, d’analyser et de communiquer les données clés pour appuyer les décisions, ainsi que de déterminer les tendances et les possibilités d’amélioration;
• d’être à l’affût des fraudes;
• d’évaluer le rendement des fournisseurs et d’en faire rapport.

Ces exigences doivent faire partie intégrante du cadre de gestion de l’approvisionnement.

La direction accepte la recommandation.

Plan d’action :

• Définir des indicateurs de rendement clés (IRC) et des exigences en matière de rapports, et tirer parti de Service Manager pour le suivi
• Tirer parti de SAP-IRIS, WebI, Service Manager, SharePoint et Power BI pour créer des tableaux de bord sur l’état des contrats, les échéanciers et le rendement des fournisseurs
• Mettre au point des indicateurs de fraude et intégrer le suivi du rendement et des plaintes des fournisseurs dans la mesure de nos capacités
• Fournir des conseils et de la formation aux agents d’approvisionnement et aux propriétaires fonctionnels sur la détection et la prévention des fraudes
• Utiliser des rapports pour déterminer les possibilités de surveillance des risques, signaler les anomalies et recommander des améliorations aux processus en fonction des tendances des données
• Mettre à l’essai les outils de surveillance au T4 de 2025-2026 et y apporter des modifications au besoin
• Présenter des tableaux de bord et des IRC trimestriellement à l’adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) et au dirigeant principal des finances (DPF) afin d’éclairer les décisions stratégiques et de soutenir la gouvernance

La vice-présidente, Direction des services administratifs communs, doit mettre en place des contrôles supplémentaires pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité des rapports sur la divulgation proactive.

La direction accepte la recommandation.

Plan d’action :

• Examiner et améliorer les paramètres de rapports SAP pour optimiser l’intégration des nouveaux fournisseurs
• Établir et consigner un processus de vérification avant la publication dans Gouvernement ouvert
• Mettre en place des contrôles ponctuels trimestriels des données publiées
• Former le personnel chargé de l’approvisionnement aux procédures de divulgation proactive

Les organismes ont établi et mis en œuvre des processus et des activités qui favorisent la gestion efficace de l’approvisionnement et qui sont conformes aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor. Certains des processus qui fonctionnent bien incluent :

• Communiquer et mettre en œuvre les politiques du gouvernement du Canada et tout changement dont elles font l’objet
• S’assurer que les propriétaires fonctionnels ayant le pouvoir de signature ont suivi la formation obligatoire
• Faire approuver les marchés par l’autorité déléguée appropriée
• L’évaluation des contrôles internes en matière de rapports financiers de la fonction d’approvisionnement et des comptes créditeurs

L’audit a également permis de déterminer des possibilités d’amélioration pour les processus suivants :

• Finaliser et mettre en œuvre le cadre de gestion de l’approvisionnement
• Assurer des stratégies efficaces de stockage et de conservation des documents
• Concevoir un système de surveillance et de reddition de comptes
• Assurer la publication exacte et complète des contrats

La finalisation et la mise en œuvre du cadre de gestion de l’approvisionnement permettront d’accroître la maturité de la fonction d’approvisionnement et d’améliorer l’efficacité du processus de passation de marchés.