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1. Introduction -
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers -
3. Résultats des évaluations du CRSNG pour l’exercice 2023-2024 -
4. Plan pluriannuel de surveillance continue du CRSNG
Le présent document communique de l’information sommaire sur les mesures prises par le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris les renseignements sur la gestion des contrôles internes, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de l’organisme sont présentés dans le
Le CRSNG a une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie, qui appuie l’évaluation et la surveillance de son système de contrôle interne. Son cadre de gestion du contrôle interne, qui est approuvé par le président et la dirigeante principale des finances, prévoit les mesures suivantes :
- des structures organisationnelles de reddition de comptes pour la gestion du contrôle interne afin de favoriser la saine gestion financière, notamment les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leur domaine de responsabilité en matière de gestion du contrôle;
- des ententes annuelles de gestion du rendement et d’évaluation des employés, par l’entremise desquelles tous les employés doivent attester qu’ils ont lu le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, qui décrit leur responsabilité à l’égard de la conduite responsable;
- des orientations à l’intention des responsables des processus opérationnels concernant les incidences des changements sur les contrôles internes;
- des communications et une formation continues sur les exigences législatives, ainsi que sur les politiques et procédures qui assurent une saine gestion financière et un contrôle rigoureux;
- la surveillance de la gestion du contrôle interne, des mises à jour régulières à ce sujet et la transmission des résultats d’évaluation pertinents et des plans d’action au président, à la dirigeante principale des finances et au Comité d’audit interne (CAI).
Le CRSNG fait appel à d’autres organisations pour traiter certaines transactions ou donner de l’information, ce qui influe comme suit sur ses états financiers.
Ententes courantes
- Services publics et Approvisionnement Canada administre le versement des salaires et l’approvisionnement en biens et en services, conformément à la Délégation de pouvoirs du CRSNG, ainsi que la prestation des services de gestion des locaux.
- Le ministère de la Justice offre des conseils et des services juridiques concernant les responsabilités éventuelles du CRSNG et les réclamations dont il pourrait faire l’objet dans le cours normal de ses activités.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) donne des renseignements sur le régime d’assurance du secteur public et administre de façon centralisée le versement des cotisations de l’employeur aux régimes d’avantages sociaux prévus par la loi. De plus, il héberge le système financier du CRSNG (SAP) et fournit des services de soutien pour celui-ci depuis le 1er avril 2023.
Vu la migration vers SAP, le nouveau système financier, cette année, il était important de procéder à une évaluation rigoureuse des mécanismes de contrôles internes des versements de subventions et de bourses d’études, ainsi que de production de rapports financiers, pour vérifier que ces mécanismes sont adéquats pour se protéger contre les risques et pour garantir l’exactitude des rapports produits par le système.
De plus, comme la responsabilité du processus de certification des paiements prévu par l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques pour le salaire du personnel a été transférée des Ressources humaines aux Opérations financières en 2023-2024, tous les contrôles connexes ont fait l’objet d’une évaluation de la conception pour veiller à ce que les mesures de protection nécessaires soient en place pour atténuer les risques entourant l’administration de la paye pendant la transition.
Le tableau suivant résume la situation des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent.
Voici les progrès qui ont été réalisés pendant l’exercice 2023-2024.
| Mesure prévue dans le plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent | État d’avancement |
|---|---|
Subventions et bourses | L’évaluation de la conception s’est achevée en 2023-2024. Aucune faiblesse ou lacune n’a été relevée. L’efficacité opérationnelle fera l’objet de tests en 2025-2026, comme prévu. |
Rapports de fin d’exercice | L’évaluation de la conception s’est achevée en 2023-2024. Elle a permis de cerner des mesures correctives, dont la mise en œuvre a été achevée en avril 2024. |
Administration de la paye et salaires | L’efficacité de la conception a été évaluée en 2023-2024. Aucune mesure corrective n’a été jugée nécessaire. L’efficacité des activités sera évaluée en 2024-2025 comme prévu. |
La récente migration vers un nouveau système financier a eu des répercussions considérables sur les systèmes de contrôle et sur différents cycles opérationnels. Par conséquent, la plupart des contrôles en place ont été touchés et devront faire l’objet d’un examen approfondi et, possiblement, de modifications. Afin qu’ils demeurent conformes à la loi et opérationnellement efficaces, ces contrôles seront évalués et ajustés si besoin est au fil des cycles de surveillance continue de l’organisme pendant les trois prochains exercices. Cette approche proactive assurera le maintien de contrôles rigoureux et favorisera l’intégrité des processus opérationnels et de production de rapports financiers.
Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, l’organisme a terminé la réévaluation des contrôles financiers liés aux subventions et bourses, aux rapports de fin d’exercice, et à l’administration de la paye et aux salaires. Toutes ces évaluations ont été présentées au Comité d’audit interne (CAI) en avril 2024.
Le processus lié aux subventions et aux bourses a fait l’objet d’une évaluation de l’efficacité de la conception dans le cadre du Plan pluriannuel de surveillance continue. La période d’évaluation s’est étendue du 1er avril 2023 au 29 février 2024. Le processus consistait en six (6) contrôles clés pour les subventions et les bourses, respectivement.
Sommaire des constats
- Aucune faiblesse ou lacune n’a été relevée dans la conception.
- L’efficacité opérationnelle fera l’objet de vérifications dans le cadre d’un examen exhaustif des contrôles encadrant le versement des subventions et des bourses prévu pour 2025-2026.
Comme le prévoit le plan de surveillance continue des contrôles internes, le processus opérationnel relatif aux rapports de fin d’exercice a fait l’objet d’une évaluation de l’efficacité de la conception. La période d’évaluation s’est étendue du 1er avril 2023 au 29 février 2024. Le processus consistait en huit (8) contrôles clés qui visaient notamment la soumission mensuelle de la balance de vérification, le rapprochement régulier des comptes de l’organisme, la préparation du rapport financier trimestriel et la divulgation proactive des frais de déplacement des cadres supérieures et supérieurs.
Sommaire des constats
- Cinq (5) contrôles ont été jugés inefficaces (trois contrôles présentant de faibles risques et deux, des risques modérés) en raison de l’absence de traces et de signatures relativement aux rapprochements et aux examens effectués par l’équipe des opérations financières pour ce qui est de la balance de vérification, des immobilisations, du grand livre général et des grands livres auxiliaires, et du versement des subventions et des bourses.
Un plan d’action de gestion a été mis au point et les cinq (5) contrôles ont fait l’objet de mesures correctives en avril 2024.
Comme le prévoit le plan de surveillance continue des contrôles internes, le processus opérationnel relatif à l’administration de la paye et aux salaires a fait l’objet d’une évaluation de l’efficacité de la conception. La période d’évaluation s’est étendue du 1er avril 2023 au 29 février 2024. Le processus consistait en trente-et-un (31) contrôles clés qui reposaient sur la Ligne directrice sur la gestion financière de l’administration de la paye du SCT.
Sommaire des constats
- Une lacune conceptuelle a été relevée. Comme la politique n’oblige les ministères qu’à procéder à des vérifications périodiques, après versement de la paye, d’un échantillon de fichiers de paye en utilisant une méthode d’échantillonnage, l’équipe de la rémunération vérifie minutieusement tous les fichiers toutes les deux semaines, après le versement de la paye. L’exigence de la politique s’adresse surtout aux ministères centraux qui s’en remettent entièrement au Centre des services de paye de Miramichi; les organismes ont une équipe de rémunération interne qui dispose de toutes les ressources nécessaires pour effectuer des vérifications exhaustives plutôt que d’employer une méthode d’échantillonnage.
En avril 2023, le CRSNG a migré de FreeBalance, son ancien système financier, vers SAP, son nouveau système financier. Les organismes se sont joints à un groupe de ministères et d’organismes fédéraux qui utilise SAP, lequel est hébergé et maintenu par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
La mise en œuvre du progiciel SAP a eu une certaine incidence sur les processus opérationnels mentionnés dans le plan d’essai pluriannuel. C’est pourquoi l’évaluation de la conception des cycles opérationnels est réalisée après la mise en œuvre. On peut ainsi s’assurer que les contrôles fonctionnent comme prévu et relever toute lacune dans les contrôles qui pourrait découler de la transition au nouveau système.
Pendant l’examen des processus opérationnels détaillés et de l’incidence éventuelle sur les contrôles, les facteurs suivants sont pris en compte :
- mise à profit des capacités du nouveau système;
- réduction maximale de l’incidence sur les activités;
- réduction maximale des couts;
- création d’une valeur opérationnelle future.
Le Plan pluriannuel de surveillance continue a été révisé afin que l’on puisse évaluer les risques globaux. Ainsi, on évaluera la conception et l’efficacité de tous les processus opérationnels au cours des trois (3) exercices suivant la mise en œuvre de SAP en fonction de leurs éléments de risque tout en tenant compte de l’incidence du nouveau système financier. Le plan prévoit également un examen complet du cycle d’achats, de paiements et de comptes fournisseurs en 2024-2025 afin de valider les contrôles visant ce cycle et d’assurer la conformité aux modifications apportées par le SCT concernant la passation de marchés et l’harmonisation au degré de surveillance continue des contrôles internes de gestion financière. Le dernier examen de ce cycle remonte à 2021-2022; toutes les mesures correctives avaient été appliquées à ce moment-là.
Le tableau qui suit présente le plan cyclique de surveillance continue des organismes pour les trois prochains exercices. Il ne sera pas nécessaire de procéder à une évaluation des contrôles internes touchant SAP, puisque le SCT, en tant que ministère hébergeant le système, évalue régulièrement les contrôles internes relatifs aux technologies de l’information qui se rapportent à SAP, et transmet aux organismes un rapport annuel faisant état des résultats de cette évaluation. Il est à noter que l’équipe des finances de la Direction des services administratifs communs (DSAC) effectuera une évaluation en 2024-2025, qu’il soit nécessaire ou non d’ajouter d’autres processus opérationnels (attestations de la dirigeante principale des finances, gestion de projet, etc.) à ce plan cyclique.
Secteurs de contrôle clés | Exercice 2023-24 | Exercice 2024-25 | Exercice 2025-26 | Exercice 2026-27 |
|---|---|---|---|---|
i) Contrôles au niveau de l'entité | - | - | X | - |
ii) Contrôles généraux des technologies de l'information | ||||
AMIS | - | - | - | X |
SIGSB | - | - | - | X |
PR et SGRC | - | - | X | - |
iii) Contrôles de processus opérationnels | ||||
Subventions et bourses | X1 | - | X | - |
Achats, paiements et créditeurs | - | X | - | X |
Rémunération | X1 | X2 | - | X |
Règlements interministériels | - | X | - | X |
Rapports financiers : fin de période | X1 | - | X | - |
Rapports financiers : fin d'exercice | - | - | X | - |
iv) Contrôles interne supplémentaire en matière de gestion financière | ||||
Prévisions et budgétisation | - | X | ||
X Évaluation de la conception et de l'efficacité opérationnelle
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