Les membres du Conseil doivent se conformer à certaines dispositions de la  Loi sur les conflits d’intérêts (la Loi), laquelle établit des règles claires concernant les conflits d’intérêts et la période postemploi pour les titulaires de charge publique. Elle réduit au minimum la possibilité que surviennent des conflits entre l’intérêt public et les fonctions publiques des titulaires de charge publique et prévoit le cas échéant la résolution de ces conflits dans l’intérêt public.

La Loi stipule ce qui suit : « […] un titulaire de charge publique se trouve en situation de conflit d’intérêts lorsqu’il exerce un pouvoir officiel ou une fonction officielle qui lui fournit la possibilité de favoriser son intérêt personnel ou celui d’un parent ou d’un ami ou de favoriser de façon irrégulière celui de toute autre personne. »

La Loi indique aussi que « le titulaire de charge publique est tenu de gérer ses affaires personnelles de manière à éviter de se trouver en situation de conflit d’intérêts. »

La Loi est limitée à des circonstances relativement particulières applicables aux titulaires de charge publique et exige d’eux qu’ils se récusent concernant une discussion, une décision, un débat ou un vote, à l’égard de toute question qui pourrait les placer en situation de conflit d’intérêts.

Le Code d’éthique professionnelle régissant la conduite des membres du Conseil du CRSNG (Code du CRSNG) traite d’aspects liés à l’éthique et aux conflits d’intérêts qui ne sont pas nécessairement couverts par la Loi.

Au CRSNG, la définition du terme conflit d’intérêts est vaste et comprend les conflits réels, potentiels et apparents. Il se peut que la Loi ne traite pas de certains cas de conflits potentiels et perçus.

Il peut y avoir conflit d’intérêts réel, tel qu’il est décrit ci-dessus conformément à la Loi sur les conflits d’intérêts, si la demande qu’un membre du Conseil du CRSNG présente à titre de candidat doit faire l’objet d’une recommandation de financement de la part du Conseil.

Un conflit d’intérêts potentiel est un conflit qui peut se développer ou se présenter à un moment ultérieur (p. ex., un membre du Conseil songe à travailler en collaboration avec un organisme ou à occuper un poste au sein d’un organisme qui tente d’obtenir un financement important de la part du CRSNG, et le Conseil examine la proposition).

Il y a conflit d’intérêts perçu si l’on peut raisonnablement craindre l’existence d’un conflit ou qu’un membre ne puisse pas agir de façon impartiale (p. ex., un membre du Conseil vient de la même université qu’un candidat ayant présenté une proposition en cours d’examen par le Conseil).

Le CRSNG permet d’appliquer une gamme de mesures (pas seulement la récusation) pour tenir compte de différentes situations de conflits d’intérêts (consultez le point 3 ci-dessous).

En cas de conflit d’intérêts, les membres constituent les premiers modèles d'éthique professionnelle et le Conseil, en tant que groupe, le second. Il incombe aux membres de divulguer l’existence d’un conflit. Les principes et les procédures qui régissent la divulgation de situations de conflits d’intérêts peuvent aider les membres à remplir leurs obligations, mais uniquement s’ils choisissent d’y avoir recours et de les suivre à la lettre et d’en respecter l’esprit. Les membres doivent divulguer ouvertement tout confit réel, potentiel ou apparent et veiller à ce que ce conflit soit résolu dans l’intérêt public.

Avant les réunions ou les activités du Conseil, on fournira aux membres un ordre du jour ou on les avisera des questions traitées de façon à ce qu’ils puissent s’assurer qu’ils ne sont pas en conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent par rapport à ces questions.

Lorsqu’un membre n’est pas certain s’il existe un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, il devrait consulter le secrétaire du Conseil et le Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique, s’il y a lieu.

Lorsqu’un membre s’est assuré qu’il est en conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, il doit divulguer par écrit l’existence de ce conflit au secrétaire du Conseil, lequel avisera le président du Conseil du CRSNG et le président du CRSNG.

À la réception de la divulgation écrite, le président du CRSNG et le président du Conseil du CRSNG détermineront s’il existe effectivement un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, et, en accord avec le membre, les mesures nécessaires pour garantir le respect des exigences. Le membre prendra les mesures appropriées pour résoudre le conflit en faveur de l’intérêt public. Si ce type de conflit d’intérêts est couvert par la Loi, le membre doit se récuser et s’abstenir de participer à la discussion, à la décision, au débat ou au vote. Le membre et le secrétaire du Conseil peuvent consulter le Commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique pour déterminer si la Loi s’applique et si elle est observée.

Les conflits d’intérêts qui se posent de façon inattendue au cours d’une réunion du Conseil seront déclarés verbalement par le membre en question durant la réunion. Le président du CRSNG et le président du Conseil du CRSNG détermineront s’il existe effectivement un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, et, en accord avec le membre, les mesures nécessaires pour garantir le respect des exigences. Si ce type de conflit d’intérêts est couvert par la Loi, le membre doit se récuser et s’abstenir de participer à la discussion, à la décision, au débat ou au vote.

Si un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent non divulgué par un membre est porté à l’attention du secrétaire du Conseil, du président du CRSNG ou du président du Conseil du CRSNG, la situation sera traitée de la façon exposée ci-dessus.

Alors que la Loi exige que les membres en conflit d’intérêts se récusent et ne participent pas aux discussions, aux décisions, aux débats ou aux votes, le CRSNG permet que d’autres mesures soient appliquées pour se conformer aux exigences en cas de conflits d’intérêts non couverts par la Loi. Selon la nature du conflit, la divulgation de ce dernier peut suffire. Dans d’autres cas, les membres pourront participer aux discussions, mais ne pas voter sur la décision. Si un membre est tenu de se récuser et de ne pas participer à des activités du Conseil, à des discussions ou à des votes sur certaines questions, le procès-verbal officiel de la réunion fera mention de l’absence du membre ou du fait qu’il s’est abstenu de participer aux discussions ou aux votes. S’il est possible que la Loi s’applique au conflit, le procès-verbal sera transmis au Commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique par le secrétaire du Conseil.

Normalement, le rôle du Conseil n’inclut pas le processus de décision touchant le financement des propositions présentées dans le cadre des programmes établis du CRSNG. Au cours de son mandat au Conseil, un membre peut présenter à titre de candidat ou de cocandidat une demande de subvention à l’égard des programmes établis du CRSNG, mais il doit déclarer un conflit d’intérêts, se récuser et s’abstenir de participer aux discussions et aux décisions du Conseil touchant sa demande, si celle-ci est présentée au Conseil en vue d’une recommandation de financement.

À l’occasion, le Conseil peut examiner des propositions qui peuvent avoir été présentées dans le cadre d’autres programmes que les programmes établis du CRSNG et en recommander le financement. Un membre du Conseil ne peut pas présenter une proposition de ce genre en tant que candidat. En revanche, il peut faire partie des cocandidats présentant cette proposition, mais il lui faut alors déclarer être en conflit d’intérêts et s’abstenir de participer aux discussions et à la décision si la demande est présentée au Conseil.

Occasionnellement, un membre peut être tenu d’agir comme évaluateur :

• à titre de membre du Conseil qui formule une recommandation concernant le financement d’une demande;
• à titre de membre d’un comité de sélection de prix (p. ex., pour les Bourses Steacie du CRSNG, le Prix John-C.-Polanyi du CRSNG ou le Prix Brockhouse du Canada).

Lorsque le Conseil s’acquitte de telles fonctions, la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche et l’undefined s’appliquent.

Les membres du Conseil ne peuvent pas être nommés en tant que membres d’un comité de sélection ou d’un groupe d’évaluation régulier du CRSNG (pour les programmes de subventions ou de bourses).

Un membre peut agir comme examinateur des demandes présentées dans le cadre des programmes établis, mais il ne peut pas le faire en qualité de membre du Conseil. Il ne peut pas agir comme examinateur pour une proposition présentée en dehors de la structure des programmes établis.

Dans le cadre de ses fonctions professionnelles extérieures au Conseil, un membre peut être tenu de signer au nom d’une autre personne une demande de subvention ou de bourse afin d’appuyer l’attribution d’un financement par le CRSNG. Si une telle demande est présentée au Conseil en vue d’une recommandation finale, le membre doit déclarer être en situation de conflit d’intérêts et s’exclure des discussions ou de la décision concernant cette demande.

Le secrétaire du Conseil peut demander l’avis du Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique au sujet des conflits d’intérêts couverts par la Loi. Les membres peuvent communiquer directement avec le Commissaire afin obtenir son avis.

Le secrétaire du Conseil peut demander l’avis des conseillers juridiques et des cadres supérieurs pour évaluer l’existence de conflits et formuler des recommandations au président du CRSNG et au président du Conseil au sujet des mesures à prendre pour résoudre les conflits d’intérêts couverts par le Code du CRSNG.

En tant que personnes nommées à temps partiel par le gouverneur en conseil, les membres du Conseil du CRSNG (membres ou Conseil) sont tenus de se conformer à la Loi sur les conflits d’intérêts. Le Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique applique la Loi sur les conflits d’intérêts et aide les titulaires de charge publique à éviter ces conflits.

Le Code d’éthique professionnelle régissant la conduite des membres du Conseil du CRSNG (Code du CRSNG) énonce les exigences supplémentaires en matière d’éthique et de conduite auxquelles les membres doivent se conformer en s’acquittant de leur rôle, de leurs fonctions et de leurs responsabilités. Les membres doivent se conduire en observant des normes supérieures en matière de comportement éthique de façon à maintenir la confiance du public envers leur intégrité, leur objectivité et leur impartialité et envers le processus décisionnel du Conseil. Les Lignes directrices sur les conflits d’intérêts destinées aux membres du Conseil du CRSNG fournissent des renseignements détaillés sur la gestion des conflits d’intérêts, et la Déclaration des membres du Conseil du CRSNG est le formulaire que les membres doivent remplir et signer.

Durant toute la durée de leur mandat au Conseil, les membres doivent se conformer au Règlement 2 du CRSNG. Lorsque le Conseil agit à titre de comité de sélection, la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche et l’undefined s’appliquent.

Le président du CRSNG et le président du Conseil sont responsables des décisions finales liées à l’application du Code du CRSNG. S’il y a lieu, les membres peuvent demander des avis au secrétaire du Conseil en ce qui concerne l’interprétation du Code. À son tour, le secrétaire du Conseil peut demander l’avis du Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique ou celui des conseillers juridiques ou des cadres supérieurs. Le Code du CRSNG peut traiter de situations et d’exigences relatives aux règles d’éthique, de conduite et d’intégrité attendues de la part des membres, mais qui ne sont pas nécessairement couvertes par la Loi sur les conflits d’intérêts.

Les membres peuvent également tenter d’obtenir directement du Commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique de l’aide concernant leurs obligations prévues en vertu de la Loi sur les conflits d’intérêts. On peut trouver plus d’information dans le site Web du Commissariat aux conflits d'intérêts et à l'éthique.

Les membres du Conseil doivent également respecter les Lignes directrices en matière d’éthique et d’activités politiques à l’intention des titulaires de charge publique, administrées par le Bureau du Conseil privé (BPC). Ils peuvent demander de l’aide concernant leurs obligations aux termes de ces lignes directrices directement auprès du BPC. On peut trouver plus d’information dans le site Web du Bureau du Conseil privé.

La nécessité de se conformer à toutes ces exigences n’élimine pas la responsabilité qui incombe à chaque membre de prendre les mesures supplémentaires nécessaires pour éviter les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents et d’observer des normes supérieures en matière de comportement éthique.

L’objet du Code du CRSNG consiste à :

• établir des lignes directrices claires en matière d’éthique et de conduite;
• établir des lignes directrices claires au sujet des conflits d’intérêts, incluant ceux qui ne sont pas couverts par la Loi sur les conflits d’intérêts du gouvernement fédéral;
• afficher ces lignes directrices afin qu’elles fassent partie du domaine public;
• prévoir les moyens de régler de tels conflits dans l’intérêt public.

Le Conseil représente l’ensemble des membres du secteur de l’enseignement postsecondaire et du secteur privé qui effectuent de la recherche et du développement en sciences naturelles et en génie ainsi que d’autres groupes d’intervenants du système d’innovation canadien. Les principales responsabilités du Conseil consistent à établir la stratégie et les grandes orientations du CRSNG et de fournir des conseils sur les activités et les orientations de l’organisme. Le Conseil œuvre pour que les fonds publics dont il a la responsabilité procurent le maximum de retombées stratégiques pour le Canada et appuient l’avancement du programme de recherche et développement du pays. Le rôle et les responsabilités spécifiques du Conseil sont énoncés dans la Loi sur le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et le document qui s’intitule Profil du Conseil et des membres du Conseil.

Le Conseil approuve les affectations de fonds à de vastes secteurs de programme, au titre de subventions et de bourses. La responsabilité d’examiner les demandes de subventions incombe à divers comités de sélection ou groupes d’évaluation du CRSNG, et les membres ne participent normalement pas aux activités de ces derniers. Toutefois, on peut demander aux membres, dans des circonstances exceptionnelles, de formuler des recommandations de financement au président du CRSNG. On pourrait demander aux membres du Conseil de présider des comités spéciaux ou d’en être membres (notamment pour décerner des prix ou pour faire partie d’un comité spécial sur les politiques du CRSNG).

Les membres du Conseil sont nommés en tant que personnes; ils ne représentent ni leurs disciplines ni un organisme. Toutefois, ils peuvent être lauréats de prix du CRSNG, administrateurs supérieurs d’universités qui bénéficient de l’appui du CRSNG ou agents ou employés de sociétés qui peuvent être partenaires du CRSNG.

Les Lignes directrices en matière d’éthique à l’intention des titulaires de charge publique traitent des principes généraux des normes relatives à l’éthique, à l’examen public, à la prise de décisions et aux biens du gouvernement. En outre, les principes suivants constituent le fondement du Code du CRSNG. Dans l’exercice de ses fonctions en tant que membre du Conseil, tout membre du Conseil du CRSNG devra :

Normes en matière d’éthique et de valeurs

• En aucun moment agir de manière à tirer un avantage inapproprié de son rôle de membre.

Conflit d’intérêts

• Faire en sorte qu’il y ait une distinction entre son rôle de membre du Conseil et ses responsabilités en tant que candidat, titulaire d’une subvention, parrain d’une demande de subvention ou évaluateur.
• Au moment de sa nomination et de façon continue, divulguer au secrétaire du Conseil tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent à l’égard d’une question dont s’occupe le Conseil et prendre au moment opportun les mesures appropriées pour résoudre le conflit en faveur de l’intérêt public, y compris si nécessaire, s’abstenir de participer aux réunions, aux activités, aux discussions et/ou aux décisions concernant cette question.
• Organiser ses affaires personnelles de manière à éviter les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents.

Prise de décision

• Veiller à ce que ses propres opinions ne faussent pas le processus de prise de décision ou d’examen.
• Prendre la parole en public à titre officiel seulement en exprimant un point de vue concerté au sujet de décisions ou d’autres affaires du CRSNG.

Intérêts personnels

• Veiller à ce que ses intérêts personnels (notamment les relations, les affiliations, les associations et les activités personnelles, familiales, financières, professionnelles et les activités liées à l’emploi) et ceux de ses parents et amis n’influencent pas les décisions du Conseil ou la réalisation de ses fonctions et responsabilités en tant que membre du Conseil.

Confidentialité

• Traiter comme étant confidentielle toute information du CRSNG, du gouvernement, exclusive ou personnelle, qui ne relève pas du domaine public et dont il a connaissance en tant que membre du Conseil.

Au moment de sa nomination, le membre doit déclarer toute relation, affiliation, association et les activités personnelles, familiales, financières, professionnelles et les activités liées à l’emploi qui pourraient constituer un motif de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent à l’égard de son rôle, de ses fonctions et de ses responsabilités au Conseil. Il est également tenu de signer la Déclaration des membres du Conseil du CRSNG et de la présenter au secrétaire du Conseil.

Tout document fourni par les membres sera versé au dossier personnel des membres et gardé en sécurité dans le Bureau des dossiers du CRSNG. De plus, tout document ayant trait aux activités des membres sera conservé sous pli cacheté. À moins de dispositions contraires prévues par la loi, le secrétaire du Conseil, le vice-président directeur, le président du CRSNG et le président du Conseil (ou leurs représentants) seront les seules personnes à avoir accès à ces documents.

Les membres du Conseil examineront leurs obligations aussi souvent que nécessaire (au moins une fois par année) et signaleront par écrit au secrétaire du Conseil, s’il y a lieu, tout changement les concernant.

Au cas où il y aurait manquement au respect de la déclaration ou des exigences mentionnées ci‑dessus, le président du CRSNG ou le président du Conseil en discuteront avec le membre et en informeront si nécessaire le ministre de l’Industrie, le Bureau du Conseil privé ou le Commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique.

Septembre 2009