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1. Introduction 2. Structure organisationnelle 3. Ordonnance de délégation de pouvoirs 4. Rapport statistique 5. Interprétation du rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 6. Services et activités connexes Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs Annexe B – Rapport statistique de 2022-2023 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels Annexe C – Rapport statistique supplémentaire de sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
Le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) est ravi de présenter au Parlement son rapport annuel de 2022-2023 sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (pour la période du 1er avril 2022 au 31 mars 2023).
Ce rapport est préparé et présenté conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), qui prévoit que la direction de chaque institution fédérale doit établir et présenter au Parlement un rapport annuel sur son application de la LPRP au sein de son institution pendant l’exercice financier se terminant le 31 mars de l’année en cours.
La
- Donner aux personnes le droit de consulter les renseignements personnels les concernant qui relèvent d’une institution fédérale et de demander la correction de ceux-ci.
- Fournir le cadre juridique régissant la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication et le retrait des renseignements personnels par les institutions fédérales assujetties à la Loi, qui doivent également veiller à l’exactitude des renseignements personnels qu’elles utilisent aux fins de l’administration des programmes et des activités.
Pour en savoir plus :
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
125, privé Zaida-Eddy, 2e étage
Ottawa (Ontario) K1R 0E3
Courriel :
Téléphone :
Fondé en 1978, le CRSNG est un organisme distinct du gouvernement du Canada. Il est financé par le Parlement et relève du ministre de l’Innovation, des Sciences et de l’Industrie.
Les fonctions du CRSNG, fondées sur les pouvoirs et les responsabilités que lui confère la Loi sur le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (1976-1977, ch. 24), sont les suivantes :
- Promouvoir et appuyer la recherche dans le domaine des sciences naturelles et du génie, à l’exclusion des sciences de la santé.
- Conseiller la ou le ministre, en matière de recherche, sur les questions que celle-ci ou celui-ci a soumises à son examen.
Le Conseil du CRSNG est composé d’un président et d’au plus 18 autres membres provenant des secteurs privé et public. Le président assure la direction générale de l’organisme, tandis que la vice-présidente élue agit à titre de chef du Conseil et du Bureau du Conseil. Le Conseil reçoit les recommandations de divers comités permanents sur les questions de politiques. Les décisions de financement sont prises par le président du CRSNG ou la personne désignée pour le remplacer à la lumière des recommandations formulées par les comités d’évaluation par les pairs.
Le CRSNG favorise et soutient la recherche et la formation en recherche en sciences naturelles et en génie. Il attribue à cette fin des subventions et des bourses afin de développer les compétences, de stimuler les découvertes et d’appuyer l’innovation qui génère des retombées économiques et sociales pour la population canadienne.
Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division de la gouvernance, des risques et de la conformité, qui relève de la Direction des affaires stratégiques, organisationnelles et publiques du CRSNG.
Responsabilités du Bureau de l’AIPRP :
- Mettre en œuvre et administrer des programmes et des services destinés à la population canadienne en lien avec l’application par le CRSNG de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
- Formuler des interprétations, des conseils et des recommandations à l’intention du personnel concernant les obligations lui incombant au titre des deux lois.
- Donner au personnel de la formation au respect de ces deux lois afin d’assurer la conformité.
Le Bureau de l’AIPRP est dirigé par la gestionnaire de l’AIPRP (qui en est aussi la coordonnatrice) relevant de la directrice générale, Division de la gouvernance, des risques et de la conformité. La gestionnaire est épaulée par une analyste de l’AIPRP et par deux agentes au secrétariat de l’AIPRP. Toute l’équipe travaille en étroite collaboration pour traiter les demandes de renseignement et soutenir le personnel du CRSNG sur les questions de confidentialité. Au total, quatre personnes à temps plein ont travaillé à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2022-2023.
L’objectif de cette année était de renforcer les capacités du Bureau et de développer une expertise en accès à l’information et en protection des renseignements personnels, tout en éliminant le besoin de faire appel à des consultantes et des consultants. Le Bureau de l’AIPRP s’est penché sur l’arriéré dans les demandes d’information et de protection des renseignements, dont plusieurs avaient été reçues il y a longtemps et étaient complexes et de grande envergure nécessitant des analyses croisées et des consultations externes.
Le CRSNG n’a participé à aucune entente de service du type prévu à l’article 73.1 de la LPRP au cours de la période visée par le présent rapport.
Conformément au paragraphe 73(1) de la LPRP, le président du CRSNG a délégué ses pouvoirs, ses devoirs et ses fonctions dans l’application de la LPRP aux administratrices et administrateurs suivants :
- Vice-président, Direction des affaires stratégiques, organisationnelles et publiques
- Directrice générale, Division de la gouvernance, des risques et de la conformité
- Gestionnaire, AIPRP et gouvernance
Cette délégation de pouvoirs a été signée le 15 août 2022 et peut être consultée à l’annexe A.
Les rapports statistiques préparés par les institutions de l’État présentent des données agrégées sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont publiés annuellement dans un rapport statistique joint aux rapports annuels sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels présentés au Parlement par chaque institution. Le rapport statistique de 2022-2023 sur la LPRP figure à l’annexe B.
Cette année, les institutions étaient tenues de faire état des critères supplémentaires suivants :
- Capacité à recevoir des demandes et à traiter les dossiers.
- Demandes ouvertes reportées d’exercices antérieurs.
- Plaintes ouvertes reportées d’exercices antérieurs.
- Répercussions des mesures relatives à la COVID-19 sur leur aptitude à remplir leurs obligations au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et toute mesure d’atténuation mise en place.
- Nouvelles dispositions concernant la collecte ou l’utilisation de numéros d’assurance sociale et l’accès universel.
On trouvera ces renseignements dans le rapport statistique supplémentaire de 2022-2023 sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, à l’annexe C.
Cette section présente un aperçu des principales données sur la performance du CRSNG au cours de l’année, comme en témoigne le rapport statistique de 2022-2023. (On entend par « demande de renseignements » une requête officielle dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.)
a) Atteintes importantes à la vie privée
En 2022-2023, le CRSNG n’a relevé aucune atteinte importante à la vie privée et n’a donc rien rapporté en ce sens au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT, Division de la vie privée et des données responsables) au cours de la période visée.
b) Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
En 2022-2023, CRSNG n’a pas soumis d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et à la Division de la politique sur la protection des renseignements personnels du SCT.
c) Communication dans l’intérêt du public
Le paragraphe 8(2) de la LPRP énonce les cas précis où les institutions peuvent communiquer des renseignements personnels sans obtenir le consentement de l’individu concerné. Il peut s’agir de situations où des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée pouvant découler de la communication de renseignements ou encore de cas où l’individu concerné tirerait un avantage certain de la communication de renseignements.
En 2022-2023, le CRSNG n’a fait aucune divulgation au titre des alinéas 8(2)e) et 8(2)m) de la Loi. Par conséquent, l’organisme n’a pas eu à aviser le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en vertu du paragraphe 8(5).
d) Correction de renseignements personnels
L’alinéa 12(2)a) de la LPRP confère aux individus le droit de demander la correction des renseignements personnels que détient le gouvernement fédéral à leur sujet.
Trois demandes de correction déposées en 2018-2019, cinq en 2019-2020 et trois en 2020-2021 avaient été reportées à 2021-2022. En 2022-2023, les trois demandes de 2018-2019 et les trois demandes de 2020-2021 ont été fermées. Les cinq demandes de 2019-2020 demeurent en suspens. Une nouvelle demande de correction des renseignements personnels a été reçue durant la période visée par ce rapport, et est aussi en suspens. Somme toute, six demandes de correction des renseignements personnels ont été reportées à l’exercice 2023-2024.
e) Plaintes
Quiconque présente une demande a le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au sujet du traitement de sa demande.
Aucune plainte relative à la protection de la vie privée déposée à l’exercice précédent n’a été reportée à l’exercice 2022-2023. Aucune plainte relative à la protection de la vie privée n’a été reçue ou fermée en 2022-2023. Aucune plainte relative à la protection de la vie privée n’a été reportée à l’exercice 2023-2024.
f) Audits, conformité et appels
Aucun audit ni examen aux fins de surveillance n’a été réalisé en lien avec la protection de la vie privée pendant la période visée par le présent rapport. En outre, il n’y a eu aucune requête déposée à la Cour fédérale ni de décision portée en appel devant la Cour d’appel fédérale en vertu de la LPRP au cours de 2022-2023.
En 2022-2023, le CRSNG a reçu en tout quatre demandes d’accès à des renseignements personnels, soit deux de plus qu’au courant de l’exercice précédent (deux en 2021-2022).
Douze demandes ont été reportées en 2022-2023 de l’exercice précédent (cinq déposées en 2018-2019, une en 2019-2020, quatre en 2020-2021 et deux en 2021-2022). Une demande reçue en 2022-2023 demeure en suspens et dans le délai prescrit.
Quinze demandes d’accès à des renseignements personnels ont été traitées ou fermées en 2022-2023, soit deux de plus qu’à l’exercice précédent (treize en 2021-2022). Au cours de la période visée, le CRSNG a traité au total 2 442 pages, dont 952 ont été communiquées. L’écart s’explique par les duplicatas, les documents non pertinents et ceux qui ont fait l’objet de refus de communication. Bien que le CRSNG ait traité légèrement plus de demandes durant la période visée qu’en 2021-2022, le nombre de pages traitées était, pour sa part, considérablement plus bas que l’année précédente (en 2021-2022, il avait traité 5 074 pages, dont 1 251 ont été communiquées). Parmi les demandes fermées en 2022-2023, dix ont fait l’objet d’une communication partielle. Pour deux demandes, il n’existait aucun document, et trois demandes ont été abandonnées.
De toutes les demandes fermées, celles pour lesquelles les documents ont été « entièrement communiqués » représentent 0 %; celles pour lesquelles les documents ont été « communiqués partiellement », 67 %; celles pour lesquelles il n’y avait aucun document, 13 %; et celles qui ont été « abandonnées », 20 %.
Figure 1 : Nombre de demandes d’accès à des renseignements personnels reçues, reportées et fermées (de 2018-2019 à 2022-2023)
| Demandes reçues | Demandes reportées de l’exercice précédent | Demandes fermées | |
|---|---|---|---|
| 2018-19 | 19 | 0 | 9 |
| 2019-20 | 7 | 10 | 9 |
| 2020-21 | 22 | 8 | 7 |
| 2021-22 | 2 | 23 | 13 |
| 2022-23 | 4 | 12 | 15 |
Figure 2 : Nombre de pages traitées et de pages communiquées (de 2018-2019 à 2022-2023))
| Demandes communiquées | Demandes traitées | |
|---|---|---|
| 2018-19 | 86 | 92 |
| 2019-20 | 252 | 271 |
| 2020-21 | 268 | 464 |
| 2021-22 | 1251 | 5074 |
| 2022-23 | 952 | 24423 |
Pour les demandes d’accès à des renseignements personnels pour lesquelles l’information a été partiellement communiquée, le CRSNG a invoqué les exceptions suivantes :
- Alinéa 19(1)c), renseignements personnels obtenus à titre confidentiel d’un gouvernement provincial (cinq occurrences)
- Article 26, renseignements concernant un autre individu (neuf occurrences)
- Article 27, renseignements protégés par le secret professionnel (une occurrence)
Motifs de prorogation
La règlementation prévoit des délais de réponse aux demandes d’accès à des renseignements personnels et autorise des prorogations d’une période maximale de 30 jours civils, dans les cas suivants :
- Lorsque l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution pour les raisons suivantes :
- Un examen est requis pour déterminer les exceptions ou les exclusions.
- Il y a un grand nombre de pages à analyser.
- Le volume de demandes est élevé.
- Les documents sont difficiles à obtenir.
- Lorsque des consultations sont nécessaires.
Une prorogation de plus de 30 jours civils pourrait être allouée si un délai supplémentaire est nécessaire, dans les cas suivants :
- Les documents doivent être traduits.
- Aux fins de convertir les renseignements personnels dans un format alternatif
En 2022-2023, le CRSNG a prorogé les délais pour 11 demandes parmi les demandes maintenant fermées, ce qui correspond à 73 % des demandes fermées.
De ces 11 demandes, 10 (91 %) ont fait l’objet d’une prorogation parce que l’observation du délai original de 30 jours aurait entravé de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution en vertu de l’alinéa 15(a)i) de la Loi.
Des 10 demandes ayant fait l’objet d’une prorogation en vertu de l’alinéa 15(a)i),
- une n’a pu être traitée dans les 30 jours, car elle visait un nombre considérable de pages;
- les neuf autres, en raison du volume élevé de demandes reçues.
Les autres demandes ont fait l’objet d’une prorogation afin de permettre au personnel de mener les consultations internes nécessaires, conformément à l’alinéa 15(a)ii).
En 2022-2023, aucune demande n’a fait l’objet d’une prorogation aux fins de traduction.
Des quinze demandes d’accès à des renseignements personnels fermées, cinq l’ont été dans les délais prévus par la Loi. Une de ces cinq demandes a fait l’objet d’une prorogation de 30 jours civils. Les dix autres demandes n’ont pas été traitées dans les délais fixés : elles ont fait l’objet d’une prorogation de 30 jours et ont été fermées plus de 365 jours après.
Voici la répartition des demandes selon le délai de traitement : trois demandes ont été traitées en 1 à 15 jours; une, en 16 à 30 jours; une, en 31 à 60 jours; et dix en plus de 365 jours.
Le pourcentage de demandes fermées dans les délais prévus par la loi est de 33 % (5 cas sur 15).
Le CRSNG a reçu une demande de consultation d’une autre institution fédérale en 2022-2023. Le délai de traitement a été de 16 à 30 jours et deux pages ont été traitées. Ce volume est comparable à celui des années précédentes pour les demandes de consultation de renseignements personnels. Aucune demande de consultation d’une autre institution reçue en 2021-2022 n’a été reportée en 2022-2023.
En réponse aux mesures sanitaires mises en place pour réduire autant que possible les effets de la pandémie de COVID-19, le CRSNG est principalement en télétravail depuis 2021-2022. Du 1er avril 2022 au 31 mars 2023, le Bureau de l’AIPRP du CRSNG était pleinement opérationnel.
Tout au long de l’exercice, le Bureau de l’AIPRP a formulé conseils et recommandations à l’intention du personnel de l’organisme en examinant divers documents, par exemple les réponses aux questions parlementaires, les protocoles de protection des renseignements personnels, les attestations, les protocoles d’entente, les audits, les évaluations et les rapports de sécurité. Le Bureau a offert une formation ponctuelle sur les dispositions de la LPRP et leur incidence sur les programmes et les initiatives du CRSNG. En outre, il a présenté chaque semaine à la haute direction du CRSNG un rapport d’étape portant sur les demandes d’accès à des renseignements personnels.
Les politiques de financement, les descriptions de programme, la structure organisationnelle et les coordonnées des personnes-ressources du CRSNG se trouvent dans le site Web de l’organisme. Conformément à la politique fédérale sur la divulgation proactive, le site Web du CRSNG donne aussi accès aux rapports d’évaluation et d’audit interne. La
Par ailleurs, le CRSNG communique de manière proactive de l’information dans le site Gouvernement ouvert du gouvernement fédéral, entre autres les sommaires mensuels sur l’AIPRP et les renseignements sur les subventions accordées, les marchés attribués ainsi que les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences.
Le CRSNG encourage l’adoption de pratiques informelles consistant à fournir les renseignements demandés en dehors du processus d’AIPRP, pour autant que les renseignements communiqués ne concernent sans l’ombre d’un doute que la personne à l’origine de la demande.
En outre, le CRSNG communique de manière proactive aux candidates et candidats les commentaires issus de l’évaluation par les pairs de leur demande de subvention ou de bourse. En 2022-2023, il a communiqué de manière proactive 13 771 rapports et lettres de recommandation caviardés d’évaluatrices et évaluateurs externes bénévoles pour tous les programmes s’appuyant sur des rapports externes, ce qui correspond à 5 992 demandes de subventions ou de bourses. Ces rapports comportent le résumé de l’évaluation de la proposition par une ou un spécialiste du domaine, des recommandations sur le financement de la proposition et une rétroaction à l’intention de la candidate ou du candidat sur l’évaluation de sa proposition en fonction des critères du programme concerné. Le personnel du programme ayant suivi la formation donnée par le Bureau de l’AIPRP caviarde ces rapports dans l’esprit de la LPRP.
Les renseignements personnels recueillis et utilisés par les institutions fédérales sont régis par la LPRP et les règlements connexes ainsi que par une série de politiques du SCT. Le CRSNG doit se conformer à toutes ces politiques, directives et lignes directrices, et le président de l’organisme doit rendre des comptes à cet égard. Ce cadre de conformité est complexe, et son application demande souvent beaucoup des petits organismes. Il évolue et est mis à jour pour prendre en compte les préoccupations actuelles en matière de protection de la vie privée à l’ère du numérique.
En vertu de la Politique sur la protection de la vie privée du SCT, toutes les institutions fédérales doivent établir un protocole de protection des renseignements personnels énonçant les règles et les lignes directrices à l’intention du personnel qui utilise ce type de renseignements. Le CRSNG et le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) ont élaboré un cadre conjoint de gestion de la protection de la vie privée et un protocole connexe en appui à leur engagement de renforcer la culture de protection de la vie privée et de respect des lois. La mise en œuvre de protocoles de ce type est particulièrement importante pour le CRSNG étant donné qu’il recueille davantage de renseignements de déclaration volontaire. Le cadre conjoint et le protocole ont été finalisés en 2021-2022 et mis en place au sein du CRSNG et du CRSH à l’automne 2022.
Le CRSNG n’a reçu aucune autorisation concernant une nouvelle collecte ou une nouvelle utilisation cohérente du numéro d’assurance sociale pendant la période d’établissement de rapport courante de 2022-2023.
En 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP a continué de fournir régulièrement des conseils et du soutien au personnel du CRSNG tout en leur proposant davantage d’activités de sensibilisation et de formations. Les membres du personnel ayant besoin d’un accès direct aux données sur l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) sont tenus de suivre une formation sur le traitement des renseignements personnels de nature délicate. Au total, 75 employées et employés du CSRNG ont participé à six formations sur les données relatives à l’EDI et la protection des renseignements personnels au cours de la période visée. Une vingtaine d’employées et employés du CRSNG ont participé à la formation sur le caviardage. En plus de l’aide et des formations habituelles, le Bureau de l’AIPRP a mis en place du nouveau matériel sur les exigences relatives à la confidentialité dans les activités courantes dans le cadre de la formation sur la sensibilisation à la sécurité afin de corriger des lacunes en ce qui concerne le traitement de renseignements de nature délicate.
Tout au long de l’année, le Bureau de l’AIPRP rappelle au personnel son obligation de suivre la formation sur la protection des renseignements personnels. Les rappels sont communiqués de diverses façons, comme dans le programme d’intégration des nouveaux employés et nouvelles employées, le calendrier d’activités d’apprentissage des Ressources humaines et l’évaluation du rendement des employées et employés.
Le CRSNG emboite le pas au SCT en modernisant ses pratiques d’AIPRP et en donnant au personnel les outils et les ressources qui lui permettent de prendre en compte la protection des renseignements personnels dès la conception d’un projet ou d’une initiative. Le SCT a récemment publié le
Au cours de la période visée, le cout total des salaires, des biens et des services professionnels consacrés au programme de protection des renseignements personnels est de 195 344 $. Ce chiffre représente une baisse de 9,37 % par rapport au montant consacré en 2021-2022 (soit 215 542 $) et une hausse par rapport au montant de 182 356 $ consacré à ce programme en 2020-2021. Ce montant n’inclut pas le cout des communications proactives aux candidates et candidats mentionnées au point 6.2 ci-dessus.
Au début de 2022-2023, le CRSNG avait un arriéré de douze dossiers reportés des exercices antérieurs. Quatre nouvelles demandes d’accès à des renseignements personnels ont été reçues durant la période visée. Le temps consacré au traitement de demandes reçues lors d’exercices antérieurs a eu une incidence négative sur le taux global du respect des délais en 2022-2023. Toutefois, ce travail a permis de réduire considérablement le nombre de demandes reportées et de rattraper le retard accumulé. Pour ce faire, le Bureau de l’AIPRP a dû établir des priorités opérationnelles et demander des prorogations.
Le CRSNG a travaillé fort pour aider les demandeuses et demandeurs à préciser leur demande et a réussi à résorber l’arriéré. Un dossier, dont le traitement reste dans les délais prescrits par la loi, a été reporté à l’exercice 2023-2024.
Selon les estimations, les ressources humaines affectées à la protection de la vie privée se chiffraient à 2 100 ETP en 2022-2023 comparativement à 2,205 ETP en 2021-2022, ce qui représente une diminution de 4,76 %.
Le poste de gestionnaire, AIPRP et gouvernance, le poste d’analyste de l’AIPRP et les deux postes d’agentes ou d’agents de l’AIPRP sont dotés de manière permanente. Ces postes ont été pourvus sans interruption pendant toute la période visée. Le CRSNG s’est engagé à renforcer à l’interne son équipe et son expertise en matière d’AIPRP afin d’accroitre la stabilité et d’améliorer la prestation de services.
Au début de 2023, le CRSNG a adopté un nouveau modèle de travail hybride.
Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs Annexe B – Rapport statistique de 2022-2023 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels Annexe C – Rapport statistique supplémentaire de 2022-2023 sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels