Le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) est ravi de présenter au Parlement son rapport annuel de 2022-2023 sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (pour la période du 1^er avril 2022 au 31 mars 2023).

Ce rapport est préparé et présenté conformément à :

• l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information (LAI), qui prévoit que la direction de chaque institution fédérale doit établir et présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de la LAI au sein de son institution pendant l’exercice financier se terminant le 31 mars de l’année en cours;
• l’article 20 de la Loi sur les frais de service, qui prévoit que l’autorité compétente doit présenter chaque année au Parlement un rapport sur les droits perçus par l’institution.

La LAI a pour objet d’accroitre la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions. À cet égard :

• la partie 1 élargit l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif;
• la partie 2 fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements.

Pour en savoir plus :

Fondé en 1978, le CRSNG est un organisme distinct du gouvernement du Canada. Il est financé par le Parlement et relève du ministre de l’Innovation, des Sciences et de l’Industrie.

Les fonctions du CRSNG, fondées sur les pouvoirs et les responsabilités que lui confère la Loi sur le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (1976-1977, ch. 24), sont les suivantes :

• Promouvoir et appuyer la recherche dans le domaine des sciences naturelles et du génie, à l’exclusion des sciences de la santé.
• Conseiller la ou le ministre, en matière de recherche, sur les questions que celle-ci ou celui-ci a soumises à son examen.

Le Conseil du CRSNG est composé d’un président et d’au plus 18 autres membres provenant des secteurs privé et public. Le président assure la direction générale de l’organisme, tandis que la vice-présidente élue agit à titre de chef du Conseil et du Bureau du Conseil. Le Conseil reçoit les recommandations de divers comités permanents sur les questions de politiques. Les décisions de financement sont prises par le président du CRSNG ou la personne désignée pour le remplacer à la lumière des recommandations formulées par les comités d’évaluation par les pairs.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division de la gouvernance, des risques et de la conformité, qui relève de la Direction des affaires stratégiques, organisationnelles et publiques du CRSNG.

Responsabilités du Bureau de l’AIPRP :

• Mettre en œuvre et administrer des programmes et des services destinés à la population canadienne en lien avec l’application par le CRSNG de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Formuler des interprétations, des conseils et des recommandations à l’intention du personnel concernant les obligations lui incombant au titre des deux lois.
• Donner au personnel de la formation afin de veiller au respect de ces deux lois.

Le Bureau de l’AIPRP est dirigé par la gestionnaire de l’AIPRP (qui en est aussi la coordonnatrice) relevant de la directrice générale, Division de la gouvernance, des risques et de la conformité. La gestionnaire est épaulée par une analyste de l’AIPRP et par deux agentes au secrétariat de l’AIPRP. Toute l’équipe travaille en étroite collaboration pour traiter les demandes de renseignement et soutenir le personnel du CRSNG sur les questions de confidentialité. Au total, quatre personnes à temps plein ont travaillé à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2022-2023.

L’objectif de cette année était de renforcer les capacités du Bureau et de développer une expertise en accès à l’information et en protection des renseignements personnels, ce qui a permis d’éviter le recours aux consultants de l’AIPRP.Le Bureau de l’AIPRP s’est penché sur l’arriéré dans les demandes d’information et de protection des renseignements, dont plusieurs avaient été reçues il y a longtemps et étaient complexes et de grande envergure nécessitant des analyses croisées et des consultations externes.

Le CRSNG n’a participé à aucune entente de service du type prévu à l’article 96 de la LAI au cours de la période visée par le présent rapport.

Conformément au paragraphe 95(1) de la LAI, le président du CRSNG a délégué ses pouvoirs, ses devoirs et ses fonctions dans l’application de la LAI aux administratrices et administrateurs suivants :

• Vice-président, Direction des affaires stratégiques, organisationnelles et publiques
• Directrice générale, Division de la gouvernance, des risques et de la conformité
• Gestionnaire, AIPRP et gouvernance

Cette délégation de pouvoirs a été signée le 15 août 2022 et peut être consultée à l’annexe A.

Les rapports statistiques préparés par les institutions de l’État présentent des données agrégées sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont publiés annuellement dans un rapport statistique joint aux rapports annuels sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels présentés au Parlement par chaque institution. Le rapport statistique de 2022-2023 sur la LAI figure à l’annexe B.

Cette année, les institutions étaient tenues de faire état des critères supplémentaires suivants :

• Capacité à recevoir des demandes et à traiter les dossiers.
• Demandes ouvertes reportées d’exercices antérieurs.
• Plaintes ouvertes reportées d’exercices antérieurs.
• Répercussions des mesures relatives à la COVID-19 sur leur aptitude à remplir leurs obligations au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et toute mesure d’atténuation mise en place.
• Nouvelles dispositions concernant la collecte ou l’utilisation de numéros d’assurance sociale et l’accès universel.

On trouvera ces renseignements dans le rapport statistique supplémentaire de 2022-2023 sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, à l’annexe C.

Cette section présente un aperçu des principales données sur la performance du CRSNG au cours de l’année, comme en témoigne le rapport statistique de 2022-2023. (On entend par « demande de renseignements » une requête officielle dans le cadre de la Loi sur l’accès à l’information.)

En 2022-2023, le CRSNG a reçu en tout 20 demandes dans le cadre de la LAI, ce qui représente une hausse de 54 % par rapport aux 13 demandes de 2021-2022. On prévoit que la tendance se maintiendra dans les prochaines années, compte tenu de l’intérêt grandissant pour les Lignes directrices sur la sécurité nationale pour les partenariats de recherche, qui concernent un grand volume de documents.

Le nombre de demandes actives reportées est passé de huit en 2021-2022 à dix en 2022-2023. Cette augmentation s’explique en partie par la capacité du Bureau de l’AIPRP et par les enjeux relatifs à la COVID-19 des années précédentes, qui ont accaparé une partie de ces ressources.

Au total, neuf demandes actives ont été reportées en 2023-2024 et respectent toujours les délais prévus par la loi, à l’exception d’une d’entre elles.

En 2022-2023, 21 demandes d’accès à l’information ont été fermées, soit 10 de plus que durant l’exercice précédent (11 en 2021-2022). Au cours de la période visée, le CRSNG a traité au total 4 752 pages, dont 2 386 ont été communiquées. Il s’agit d’une hausse importante par rapport à l’année précédente, où le CRSNG avait traité 353 pages, dont 352 avaient été communiquées.

Parmi les demandes fermées en 2022-2023, une a fait l’objet d’une communication intégrale de l’information et douze ont fait l’objet d’une communication partielle. Pour six demandes, il n’existait aucun document, et deux demandes ont été abandonnées par les personnes qui les ont formulées.

De toutes les demandes fermées, celles pour lesquelles les documents ont été « entièrement communiqués » représentent 5 %; celles pour lesquelles les documents ont été « communiqués partiellement », 57 %; celles pour lesquelles il n’y avait aucun document, 29 %; et celles qui ont été « abandonnées », 9 %.

La figure 1 montre le nombre de demandes d’accès à l’information reçues chaque année par le CRSNG, ainsi que le nombre de demandes reportées ou fermées de 2018-2019 à 2022-2023. La figure 2 montre le nombre de pages traitées et communiquées par le CRSNG de 2018-2019 à 2022-2023.

Figure 1 : Nombre de demandes d’accès à l’information reçues, reportées et fermées (de 2018-2019 à 2022-2023)

 

Exercice financier	Reçues	Reportées	Fermées
2018-2019	26	3	13
2019-2020	36	16	45
2020-2021	36	8	35
2021-2022	13	8	11
2022-2023	20	10	21

Figure 2 : Nombre de pages traitées et de pages communiquées (de 2018-2019 à 2022-2023)

 

Exercice financier	Traitées	Communiquées
2018-2019	448	410
2019-2020	956	933
2020-2021	464	268
2021-2022	353	352
2022-2023	4752	2386

Figure 3 : Nombre de demandes d’accès à l’information par résultat (2022-2023)

 

Résultat des demandes	Nombre de demandes
Information entièrement communiquée	1
Information partiellement communiquée	12
Aucun document	6
Demandes abandonnées	2

N. B. : Comme aucune demande n’a été transférée, confirmée, refusée ou exemptée, la figure ne fait pas mention de ces résultats.

Les demandes d’accès à l’information peuvent viser plusieurs programmes et activités. Les 20 nouvelles demandes d’accès à l’information reçues en 2022-2023 ont été confiées aux bureaux de première responsabilité (BPR) au sein du CRSNG. Au total, le Bureau de l’AIPRP en a attribué 19 aux différentes divisions et directions du CRSNG. La figure 4 présente l’attribution de ces demandes aux BPR. 

Figure 4 : Demandes d’accès à l’information confiées au bureau de première responsabilité (2022-2023)

 

Divisions et directions du CRSNG	Attribution des demandes aux BPR
Subventions de recherche et bourses	8
Partenariats de recherche	7
Direction des services administratifs communs	2
Affaires stratégiques, organisationnelles et publiques	2

Des 20 demandes d’accès à l’information reçues en 2022-2023, 80 % ont été soumises par des personnes disant appartenir aux médias (9) et des personnes ayant refusé de s’identifier (7). Le reste des demandes provenaient de personnes disant appartenir à l’une de ces catégories : affaires (2), milieu universitaire (1) et public (1). La figure 5 montre le nombre de demandes d’accès à l’information par provenance en 2022-2023.

Figure 5 : Nombre de demandes d’accès à l’information par provenance (2022-2023)

 

Provenance des demandes	Nombre de demandes
Affaires (secteur privé)	2
Média	9
Public	1
Milieu universitaire	1
Refus de s'identifier	7

Des 21 demandes d’accès à l’information fermées en 2022-2023, 3 ont été fermées en 30 jours ou moins, 10 ont fait l’objet d’une prorogation, mais ont été fermées dans les délais prévus par la loi et 8 ont fait l’objet d’une prorogation, mais n’ont pas été traitées dans les délais prévus par la loi. Le CRSNG a traité 2 demandes en 15 jours ou moins, 1 en 16 à 30 jours, 5 en 61 à 120 jours, 4 en 121 à 180 jours, 2 en 181 à 365 jours et 7 en plus de 365 jours. En 2022-2023, le CRSNG a fermé 14 % des demandes en 30 jours civils ou moins et 62 % des demandes dans les délais prévus par la loi, avec ou sans prorogation.

Le CRSNG a prorogé les délais pour 18 de ces demandes en invoquant les raisons suivantes :

• à l’alinéa 9(1)a) : entrave au fonctionnement de l’organisme, ampleur des recherches à effectuer et grand nombre de documents demandés (16 demandes)
• à l’alinéa 9(1)b) : consultations nécessaires (10 demandes)

En 2022-2023, le CRSNG a fermé huit demandes qui n’avait pas été traitées dans les délais prescrits par la loi et pour lesquelles on peut présumer un refus de communication. Ce chiffre représente une hausse de 167 % par rapport aux trois demandes fermées en 2021-2022 par suite de défaut de communication (présomption de refus). Si on tient compte des prorogations, le CRSNG a répondu à 62 % des demandes fermées dans les délais prescrits par la loi, comparativement à 73 % en 2021-2022 et à 31 % en 2020‑2021.

L’attention soutenue accordée au traitement des anciennes demandes et des demandes faisant l’objet d’une plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada (CIC) a eu des répercussions sur le taux de conformité global de 2022-2023. Toutefois, ces efforts ont permis de réduire considérablement le nombre de demandes reportées et de traiter les plaintes déposées au CIC.

En plus du traitement des anciennes demandes, le grand nombre de pages demandées et de dossiers complexes à traiter sont des facteurs qui ont joué sur le taux de conformité global. La figure 6 montre les délais de traitement des demandes d’accès à l’information traitées en 2022-2023.

Figure 6 : Délais de traitement des demandes d’accès à l’information (2022-2023)

 

Délai de traitement	Nombre de demandes
1 à 15 jours	2
16 à 30 jours	1
61 à 120 jours	5
121 à 180 jours	4
181 à 365 jours	2
plus de 365 jours	7

La LAI comporte des exceptions qui permettent de ne pas communiquer certains renseignements. En 2022-2023, 12 demandes contenaient des informations visées par les exceptions prévues dans la LAI, et les informations en question n’ont pas été communiquées. Comme une même demande peut faire l’objet de plusieurs exceptions, le nombre de fois où les exceptions ont été appliquées est supérieur au nombre de demandes. La plupart des exceptions concernaient des documents contenant des informations sur les éléments suivants :

La LAI ne s’applique pas aux documents confidentiels du Cabinet. En 2022-2023, le CRSNG invoqué aucune exclusion au titre de l’article 69 de la LAI(documents confidentiels du Cabinet).

Le CRSNG a reçu 20 demandes de consultation d’autres institutions fédérales en 2022-2023. Ce volume représente une légère diminution par rapport aux 21 demandes de consultation d’autres institutions reçues en 2021-2022, et une hausse considérable par rapport aux 10 demandes reçues en 2020-2021, comme le montre la figure 7.

Figure 7 : Demandes de consultation reçues annuellement (de 2018-2019 à 2022-2023)

 

Exercice financier	Nombre de demandes
2018-2019	16
2019-2020	15
2020-2021	10
2021-2022	21
2022-2023	20

Le CRSNG a fermé 20 demandes de consultation en 2022-2023 et traité 386 pages pour répondre à ces demandes. Le nombre de pages représente une diminution par rapport aux 723 pages traitées en 2021-2022. La figure 8 montre le nombre de demandes de consultation que le CRSNG a fermées chaque année et le nombre de pages traitées de 2018-2019 à 2022-2023.

Figure 8 : Nombre de demandes de consultation fermées et de pages traitées annuellement (de 2018-2019 à 2022-2023)

 

Exercice financier	Nombre des pages traitées	Demandes fermées
2018-2019	207	16
2019-2020	153	15
2020-2021	26	10
2021-2022	723	21
2022-2023	386	20

En réponse aux mesures sanitaires mises en place pour réduire autant que possible les effets de la pandémie de COVID-19, le CRSNG est principalement en télétravail depuis 2021-2022. Du 1^er avril 2022 au 31 mars 2023, le Bureau de l’AIPRP du CRSNG était pleinement opérationnel.

Tout au long de l’exercice, le Bureau de l’AIPRP a formulé conseils et recommandations à l’intention du personnel de l’organisme en examinant divers documents, par exemple les réponses aux questions parlementaires, les protocoles d’accès à l’information, les attestations, les protocoles d’entente, les audits, les évaluations et les rapports de sécurité. Le Bureau a offert une formation ponctuelle sur les dispositions de la LAI et leur incidence sur les programmes et les initiatives du CRSNG. En outre, il a présenté chaque semaine à la haute direction du CRSNG un rapport d’étape sur les demandes d’accès à l’information.

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l’information sur les fonctions, programmes, activités et fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l’accès à l’information.

Les politiques de financement, les descriptions de programme, la structure organisationnelle et les coordonnées des personnes-ressources du CRSNG se trouvent dans le site Web de l’organisme. Conformément à la politique fédérale sur la divulgation proactive, le site Web du CRSNG donne aussi accès aux rapports d’évaluation et d’audit interne. La page sur l’AIPRP fournit des renseignements généraux concernant la Loi sur l’accès à l’information ainsi que des renseignements sur les services offerts.

Par ailleurs, le CRSNG communique de manière proactive de l’information dans le site Gouvernement ouvert du gouvernement fédéral, entre autres les sommaires mensuels sur l’AIPRP et les renseignements sur les subventions accordées, les marchés attribués ainsi que les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences.

L’objectif de cette année était de renforcer les capacités du Bureau et de développer une expertise en accès à l’information et en protection des renseignements personnels, afin d’éliminer le besoin de faire appel à des consultantes et des consultants. Le Bureau de l’AIPRP s’est penché sur l’arriéré dans les demandes d’information et de protection des renseignements, dont plusieurs avaient été reçues il y a longtemps et étaient complexes et de grande envergure nécessitant des analyses croisées et des consultations externes.

Une attention particulière a aussi été accordée à l’application des normes d’accessibilité lors de la publication proactive de renseignements.

En vertu de la Loi sur les frais de service, l’autorité compétente doit présenter chaque année au Parlement un rapport sur les droits perçus par l’institution.

En ce qui a trait aux droits perçus en vertu de la LAI, l’information ci-après est fournie conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service. L’organisme perçoit 5 $ pour chaque demande officielle d’accès à l’information; à ce titre il a perçu un total de 95 $ en 2022-2023. Les seuls frais facturés pour une demande d’accès à l’information sont les frais de présentation de demande (5 $). En 2022-2023, le CRSNG a dispensé une personne des frais de présentation de demande de 5 $.

Au cours de la période visée par ce rapport, le cout total des salaires, des biens et des services professionnels associés au programme d’accès à l’information s’est élevé à 195 344 $. Il s’agit d’une baisse de plus de 17 % par rapport à 2021-2022 (236 714 $) et d’un cout inférieur à celui de 2020-2021 (219 448 $).

Au début de 2022-2023, le CRSNG avait un arriéré de dix dossiers reportés des exercices antérieurs. Cet arriéré, auquel se sont ajoutées 20 nouvelles demandes d’accès à l’information à traiter, a mis à rude épreuve au cours de la première moitié de l’exercice les ressources dont dispose le CRSNG en matière d’AIPRP. En raison de cette situation, l’équipe du Bureau de l’AIPRP a dû établir des priorités opérationnelles et demander des prorogations. Le CRSNG a travaillé fort pour aider les demandeuses et demandeurs à préciser leur demande et traiter les demandes dans les délais prévus par la loi en fonction du travail d’analyse requis.

Selon les estimations, les ressources humaines se chiffraient à 2 100 ETP en 2022-2023 comparativement à 2,275 ETP en 2021-2022, ce qui représente une diminution de 7,69 %.

En 2022-2023, l’organisme s’est engagé à renforcer son équipe d’AIPRP ainsi que son expertise dans le domaine afin d’accroitre la stabilité au sein de l’équipe et d’améliorer la prestation de services.

Tout au long de l’année, on encourage le personnel et la direction à consulter le Bureau de l’AIPRP sur tout enjeu qui touche à l’administration de la LAI lorsqu’il est pertinent de le faire, et dans les premières étapes d’élaboration d’une initiative ou d’un programme.

Le Bureau de l’AIPRP dispense au personnel de l’organisme une formation sur les principes, les définitions et les principaux concepts de la règlementation sur l’accès à l’information ainsi que sur les procédures de traitement des demandes d’accès à l’information officielles et non officielles et sur les responsabilités des employées et employés concernant la LAI.

Aucune politique ou ligne directrice en matière d’accès à l’information n’a été officiellement mise en place ou modifiée en 2022-2023. Les processus et procédures d’AIPRP sont entièrement numériques; auparavant, des processus comme la présentation de documents par les bureaux de première responsabilité et la transmission de communications et de documents aux demandeuses et demandeurs se faisaient souvent sur papier.

Le Bureau de l’AIPRP du CRSNG a continué à collaborer avec le personnel des programmes pour rédiger des dispositions sur l’accès à l’information dans plusieurs protocoles d’entente, en particulier les protocoles qui concernent des initiatives de financement conjointes.

Le CRSNG est une institution gouvernementale figurant à l’annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques aux fins de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information.

À ce titre, le CRSNG est soumis aux exigences de publication proactive suivantes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information :

• article 82 frais de voyage
• article 83 frais d’accueil
• article 84 rapports déposés au Parlement
• article 86 contrats de plus de 10 000 $
• article 87 subventions et contributions supérieures à 25 000 $
• article 88(a) les dossiers de documents d’information préparés pour les nouveaux administrateurs généraux ou équivalents
• article 88(b) titres et numéros de référence des notes de service préparées pour une administratrice générale ou un administrateur général ou une personne de niveau équivalent, qui sont reçus par leur bureau
• article 88(c) les dossiers de documents d’information préparés pour la comparution d’une administratrice générale ou d’un administrateur général ou d’une personne de niveau équivalent devant un comité du Parlement.

Le CRSNG publie les informations requises pour les exigences de publication proactive sur open.canada.ca et sur le site Web du CRSNG dans la section Transparence. Les divisions responsables au sein du CRSNG ont mis en place des processus visant à assurer une publication en temps opportun, y compris la mise à jour mensuelle des rapports et des rappels trimestriels.

Le CRSNG a publié, dans les délais prescrits par la Loi, la totalité des documents devant être publiés de manière proactive au cours de la période visée par le rapport.

Le Bureau de l’AIPRP produit divers rapports réguliers et ponctuels pour s’assurer que le CRSNG remplit ses obligations au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de la période visée par le présent rapport, il a travaillé à la création et à la mise à jour de guides de procédures conformément à ses obligations en matière d’AIPRP. Des informations sont aussi communiquées dans un rapport hebdomadaire sur l’AIPRP et dans le logiciel d’AIPRP.

La gestionnaire, AIPRP et gouvernance, a tenu au courant la directrice générale, Division de la gouvernance, des risques et de la conformité de tout ce qui a trait aux demandes, dont les délais de traitement, les consultations entreprises et les prorogations nécessaires.

Avant de les publier dans le site Gouvernement ouvert ou le site du CRSNG, il faut réviser et approuver les documents pour en confirmer l’exactitude et l’exhaustivité.

Les demandeuses et demandeurs ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada (CIC) au sujet du traitement d’une demande.

Un document supplémentaire a été fourni dans le cadre d’une plainte reportée de 2017-2018, lequel a permis la résolution de cette plainte et la fermeture du dossier au cours de la période visée.

Une plainte reportée de 2019-2020 est restée en suspens à la fin de la période.

En outre, le CRSNG a été informé que deux plaintes concernant des demandes lui ayant été adressées avaient été déposées au CIC en 2022-2023. Une de ces plaintes, portant sur une recherche incomplète, a été jugée réglée, et le dossier a été fermé au cours de la période visée. L’autre, concernant les exceptions, était toujours en suspens à la fin de la période.

Le CRSNG n’a fait l’objet d’aucune contestation judiciaire liée à l’accès à l’information au cours de la période visée.

Le CRSNG n’a été soumis à aucun audit relatif à l’application de la règlementation sur l’AIPRP au cours de la période visée.

• Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B – Rapport statistique de 2022-2023 sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe C – Rapport statistique supplémentaire de 2022-2023 sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels